Как арендовать офис
Справка
Производственно-коммерческая фирма ООО «Руслюкс» изготовляет строительные и отделочные материалы.
Автор статьи Николай Башилов — один из основателей фирмы, также является коммерческим директором и совладельцем других предприятий производственного и торгового профиля
Подавляющее большинство организаций офисные помещения арендуют1. Чтобы грамотно арендовать офис, надо:
- правильно спланировать развитие компании и оценить, какой офис Вам требуется;
- найти подходящее помещение;
- юридически грамотно заключить договор аренды.
Этап 1. Подготовка и планирование
До начала поиска помещения под офис важно понять, какая площадь нужна Вашей компании и на какой срок. Говоря конкретнее, нужно уже сегодня планировать развитие компании, чтобы понять, какой офис понадобится Вам через год или два.
Правильная оценка перспектив позволяет, во-первых, исключить воз- можность того, что компания неожиданно столкнется с нехваткой площади, а во-вторых, сэкономить. Если Вы уже сегодня знаете, что с 1 января 2007 года Вам понадобится офис определенного класса и определенной площади, Вы сможете не спеша рассмотреть различные варианты и подобрать помещение по лучшей цене.
При определении размеров будущего офиса важно учесть не только рабочие, но и общие площади: переговорные, серверные, хозяйственные помещения, склады и т. д.
Подбор типа помещения
Обращаясь в агентство недвижимости, Вы наверняка столкнетесь с вопросом: офис какого класса Вас интересует — A, B или C? Поэтому важно иметь представление о принципах классификации офисных помещений (см. «Классификация офисов»).
Офисы класса А, как правило, используют крупные корпорации. Средним компаниям вполне подойдет офис класса B. Обычно это помещения после капитального ремонта с качественной недорогой отделкой и умеренным набором предоставляемых услуг. Здания, где они располагаются, оснащены пожарной и охранной сигнализацией, стеклопакетами, имеют качественные лифты, систему принудительной вентиляции и кондиционирования воздуха.
Если у предприятия нет возможности или желания тратить на аренду офиса серьезные средства, то лучше обратить внимание на класс С. При аренде такого офиса важно проверить наличие лифта (если здание насчитывает более трех этажей), удостовериться в исправности электрической сети и инженерных коммуникаций. Не поддавайтесь на внешний лоск и свежевыкрашенный фасад: очень часто с помощью качественного ремонта маскируют недостатки старого здания. Как правило, такие помещения имеют деревянные окна, посредственную вентиляцию и «заводское» кондиционирование.
Классификация офисов
Офисы класса A — помещения в новых офисных центрах с хорошим расположением, оптимальной планировкой, высоким качеством отделки и инженерных систем. Иногда класс A делят на классы A1, A2 и A3.
Офисы класса B — это помещения (как правило, в бизнес-центрах) со ставками аренды более низкого ценового диапазона. Уступают офисам класса A по качеству помещений или удобству расположения.
Офисы класса C — офисы в реконструированных зданиях, обычно советского периода (бывшие НИИ, заводоуправления и т. д.).
В Москве, по данным Корпорации «Инком-Недвижимость», цена годовой арендной платы за 1 кв. м офиса с учетом НДС составляет (долл. США):
- Класс А . . . . . 650-1000
- Класс В . . . . . . 500-650
- Класс С. . . . . . . 250-550
Справка
В сентябре 2004 г. рейтинговое агентство «Росбизнесконсалтинг» признало Корпорацию «Инком-Недвижимость» крупнейшей риелторской компанией России.
В России термины «класс A», «класс B», «класс C» законодательно не утверждены, поэтому четких критериев разделения офисов на классы нет. Однако эти термины широко используются в речи профессионалов риелторов.
Один известный московский банк арендует офис в помещении министерства. Попадают туда, внимательно изучив инструкцию: зайти в такой-то вход, по правой лестнице подняться на третий этаж, там найти лифт, подняться на седьмой этаж, после чего по левой лестнице спуститься еще на этаж, повернуть налево и т. д. Нужно не один раз побывать в банке, чтобы запомнить, как его найти. Далеко не каждому клиенту это понравится.
По нашему опыту, самый выгодный тип помещений — пустующие площади бывших заводов, складов, различного вида производственные площадки. Взяв в аренду часть такой площади, Вы быстро сделаете нужный ремонт и приступите к работе.
Выбор места
Большинство клиентоориентированных компаний стремятся арендовать офис в центральных районах города. Но здесь самые высокие арендные ставки. Кроме того, в центре многих крупных городов проблемы с парковкой. Если Ваш клиент не может долго припарковаться, то в следующий раз он тщательно подумает, стоит ли к Вам ехать.
Мы попытались сэкономить на аренде, не размещая офис одной из наших фирм в центре, но при этом стремились, чтобы адрес компании выглядел солидно. В итоге мы арендовали офис в районе Кутузовского проспекта2. От самого проспекта отходит множество улиц, где ставка аренды в 2-4 раза ниже, а адрес звучит так же — «Кутузовский проспект». Еще один совет: при ограниченном бюджете иногда лучше сосредоточить внимание не на месте, где находится офис, а на его качестве.
Этап 2. Поиск помещения
По сути, существует всего два способа поиска помещений, сдаваемых в аренду, — через профессиональных риелторов (агентства недвижимости) или напрямую, минуя посредников.
Крупные компании обычно ориентируются на известные на рынке агентства недвижимости. Однако риелторские фирмы, названия которых на слуху, берут немалые комиссионные (обычно в размере арендной платы за один месяц). Поэтому средний бизнес и небольшие предприятия зачастую пытаются выйти на арендодателя напрямую — с помощью объявлений в специализированных газетах или через старые связи (могут использоваться как деловые контакты, так и личные).
Справка
ООО «Центр коммерческой недвижимости» — агентство недвижимости, работающее на рынке с 2003 г. Однако компания уже успела завоевать репутацию серьезного делового партнера, о чем свидетельствует внушительный список клиентов, размещенный на ее сайте
Наивно думать, что, открыв газету, Вы тут же найдете отличные предложения по аренде, и непосредственно от собственников. Такие предложения попадают в газету, если:
- помещение не востребовано;
- условия аренды (цена, в первую очередь) не удовлетворяют рядового арендатора;
- здание неудачно расположено (потребуются транспортные расходы, нет подъездных путей, остановок общественного транспорта и т. д.). Все остальные варианты, которые Вы увидите в газете, будут от посредников.
Хорошие помещения, подходящие под офис, сдаются в течение трех дней, а то и заранее — до съезда предыдущего арендатора. У любого агента-профессионала есть круг постоянных клиентов, которые получают информацию о ликвидных предложениях первыми.
При самостоятельном поиске подходящего помещения нужно быть готовым к тому, что Вы потратите немало времени, а юристу Вашей компании придется более тщательно проверить все документы при заключении договора аренды (см. «Важные детали договора аренды»). Однако и при работе с агентствами недвижимости бывают сложности. Например, наша компания сталкивалась с мошенниками, которые стремятся получить деньги за предоставление телефонных номеров арендодателей. Потом чаще всего оказывается, что найти какой-либо офис невозможно, поэтому лучше не иметь дела с теми, кто требует от Вас предоплату за подбор вариантов. Квалифицированный риелтор предложит заключить договор на поиск нужного помещения, оговорив в этом документе срок оплаты — только по факту заключения договора аренды.
Важные детали договора аренды
Арендная плата. Лучше указать в договоре фиксированный размер арендной платы, чтобы обезопасить себя от необоснованного повышения цен.
Оговорки на случай досрочного расторжения договора. Важно обратить на них внимание, чтобы арендодатель не мог выселить Вашу компанию в любой момент (см. также ст. 619, 620 ГК РФ).
Право доступа сотрудников в офис. В договоре или приложении к нему важно оговорить, в какое время Ваши сотрудники имеют право посещать офис и при каких условиях могут работать там сверхурочно.
Условия возврата помещений. Часто в договоре указывается, что арендатор обязан вернуть помещение в том же состоянии, в каком он его получил. Чтобы не пришлось делать за свой счет ремонт, лучше в договоре прописать оговорку «за исключением естественного износа».
Условия возврата депозита. Если договор аренды предполагает внесение депозита, необходимо оговорить условия его возврата.
По материалам агентств недвижимости
Многие предприятия присылают в риелторские фирмы заявки с нереальными требованиями (например, «аренда офиса в центре Москвы по цене 250 долл. США»). И хотя руководитель компании может думать, что по его запросу подыскивают помещение, в действительности с такими заявками просто никто не работает3. Если в течение 2-3 дней после обращения в агентство с Вами никто не связался, можете считать (с большой долей вероятности), что о Вашей заявке уже забыли.
Узнайте, кто отвечает за Вашу заявку. В хороших агентствах заявке присваивается номер, назначается исполнитель, и секретарь располагает этой информацией. Лучше всего познакомиться с кем-то из агентов и регулярно ему звонить, спрашивая о поступивших предложениях. Когда клиент часто звонит, агент чувствует заинтересованность в результате и переключается на работу только с этим клиентом.
Следует учитывать, что посредник получает процент от сделки: чем больше сумма сделки — тем больше его доход. Следовательно, очень часто первоначально указанная арендная плата несколько завышена. От умения сотрудников Вашей фирмы вести переговоры и отстаивать Ваши интересы зависит ее снижение. (По нашему опыту, можно достичь экономии до 50% от названной вначале цены.)
При оценке предлагаемых помещений поинтересуйтесь наличием телефонных линий, возможностей для подключения Интернета, охраняемой автостоянки, служб уборки помещений и прилегающих территорий, состоянием различных коммуникаций. Очень важно окружение. Если у фирмы рядом с Вами не на высоте деловая культура (постоянно слышны шум, крики, на прилегающей территории хаотичные перемещения или разборки) — такое соседство может испортить даже идеальный офис в престижном районе.
Разумно будет послать сотрудника Вашей фирмы для осмотра помещения и прилегающей местности. В нашей практике был случай, когда безупречное по описанию помещение оказалось наспех отреставрированным после пожара.
Основываясь на собственном опыте, я бы рекомендовал при осмотре помещений для офиса обращать внимание на детали.
Проверьте вентиляцию. В поисках офиса мы приехали в один широко рекламируемый бизнес-центр класса A. По всем параметрам предлагаемое помещение нам подходило. Однако мы обратили внимание на шум от системы вентиляции и сообщили об этом представителю собственника. Он объяснил, что помещение еще не отделано и шум исчезнет после окончания работ. Все же мы пригласили независимого эксперта по вентиляционным системам. После осмотра он сделал вывод, что на предлагаемом нам этаже система установлена с технологическими ошибками и отделка помещения и звукоизоляция шум не устранят. Естественно, мы отказались от предложения.
Поговорите с соседями. В другом случае мы оценивали понравившийся нам вариант помещения в здании, где еще не был завершен ремонт. По словам собственника, они планировали закончить работы через 2-3 месяца. Этот срок нас устраивал, поскольку позволял параллельно выполнить отделку нашего будущего офиса. Возвращаясь через другое крыло здания, мы разговорились с арендаторами. И выяснилось, что собственник часто не соблюдает сроки. В частности, в их крыле был задержан на четыре месяца запуск лифта, сорван срок ремонта общих зон.
Проверьте связь. Приехав осмотреть один офис, я решил позвонить по сотовому телефону, но связь постоянно прерывалась. Тогда я начал ходить по помещению и искать место, где связь будет нормальной. Выяснилось, что с одной стороны здания все в порядке, а с другой (где планировался блок кабинетов руководства) — периодические срывы связи. Несложно представить реакцию руководителя компании, если в его кабинете не будет работать сотовый телефон!
Этап 3. Юридическая проверка и заключение договора
На этапе проверки юридической чистоты помещения необходимо быть особенно внимательным: опечатка или небрежное оформление договора и сопроводительных документов может обернуться значительными потерями. Задача руководителя при самостоятельном выборе помещения — нанять надежного профессионала юриста для тщательного анализа всей документации. Как правило, крупные агентства недвижимости полностью берут оформление на себя, однако нелишне и здесь руководствоваться принципом «доверяй, но проверяй».
1. Проверьте профиль объекта
Построенные частными инвесторами здания имеют, как правило, статус многопрофильных, и проблем с ними обычно не возникает. Когда же речь идет о зданиях, находившихся раньше в муниципальной собственности, необходимо проверить такую характеристику, как профиль объекта. В приватизационных документах часто оговаривается, что помещение следует использовать только как магазин (офис, производство и т. п.). Если в здании должен размещаться продуктовый магазин или предприятие бытовых услуг — это самая неудачная ситуация. Вы рискуете ввязаться в конфликт с органами местной исполнительной власти и получить претензии, что Ваш офис лишил жильцов района возможности ходить в ранее располагавшийся в этом помещении магазин (или возможности воспользоваться бытовыми услугами). На этом основании сделка может быть расторгнута, правда, для этого местной власти придется обращаться с иском в суд.
На сегодняшний день не все собственники сами знают профиль своих помещений, уже несколько раз поменявших владельцев после приватизации. Однако профиль должен сохраняться в каждом новом договоре купли-продажи, иначе не исключено признание в судебном поряд ке такого договора недействительным. От подобных проблем обычно страхуются, прописав в договоре фразу: «Собственник гарантирует, что данное помещение может использоваться по профилю офиса»4.
2. Уточните все условия аренды
Многие бизнес-центры сверх арендной платы взимают деньги за уборку, охрану, обслуживание коммуникаций, лифтов и т. д. В Москве такие дополнительные услуги стоят в среднем от 70 до 150 долл. США за 1 кв. м в год с учетом НДС, и отказаться от них невозможно. Поэтому нужно сразу узнать у арендодателя, какие еще услуги придется оплачивать после заключения договора аренды.
3. Учитывайте НДС
Если Ваша компания работает по упрощенной схеме налогообложения или перешла на уплату ЕНВД и не является плательщиком НДС, для Вас важен только абсолютный размер арендной платы, которую придется перечислять арендодателю.
Если Ваша компания использует обычный режим налогообложения и, следовательно, является плательщиком НДС, нужно также учитывать, как платит налоги арендодатель. Если арендодатель находится на обычном режиме налогообложения, в состав арендной платы будет входить налог на добавленную стоимость, который Ваша компания сможет принять к вычету из бюджета. Если арендодатель — физическое лицо (или если он использует упрощенную схему налогообложения), то Ваши издержки будут равны размеру арендной платы. (см. Расчетный пример).
Поручите Вашему бухгалтеру или финансисту проанализировать всеналоговые и финансовые обязательства предлагаемого договора.
4. Зарегистрируйте договор
Договоры аренды, заключенные на срок свыше одного года, под- лежат обязательной регистрации5. Следовательно, Вам придется либо заключать договор на 11 месяцев, либо регистрировать его. Если Вы заключаете договор из года в год с одной и той же фирмой (каждый раз сроком до года и на аренду одних и тех же площадей), то налоговая инспекция может трактовать его как долгосрочный. В таком случае налоговики имеют право обратиться в суд с требованием признать договор незаконным. В высококлассных бизнесцентрах все долгосрочные договоры регистрируются.
5. Внимательно проверьте документы
Чтобы заключить договор аренды, Ваш юрист должен подготовить следующие документы:
- Свидетельство о регистрации фирмы (о присвоении ОГРН — Основного государственного регистрационного номера).
- Свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц).
- Выписка из ЕГРЮЛ.
- Сведения о расчетном счете в банке, юридическом адресе предприятия.
- Свидетельство о присвоении ИНН и КПП.
- Решение участника (акционера) фирмы или протокол собрания участников (акционеров) фирмы (когда их несколько) о назначении Генерального Директора (именно решение или протокол, а не приказ; предоставление приказа вместо протокола или решения — распространенная ошибка).
Арендодатель кроме тех же (перечисленных выше) документов готовит еще два:
- Свидетельство о праве собственности на здание.
- Справка БТИ.
Свидетельства о праве собственности может не быть (если арендодатель не является собственником). В этом случае у него должен быть договор аренды с собственником, и помещение будет сдаваться уже в субаренду. Такой ситуации не нужно бояться, в Москве по подобной схеме сдается большинство офисов.
6. Дружите с арендодателем
Всегда очень важно иметь хорошие отношения с управляющим, дружить с арендодателем. Тогда все конфликты можно решить за чашкой кофе. Это вопрос деловой культуры, ведь арендодатель и арендатор — партнеры по бизнесу.
Расчетный пример
Сравним издержки на аренду офиса при использовании разных налоговых режимов.
Пусть арендодатель А является плательщиком НДС и предлагает Вашей компании офис по цене 118 у.е. (в том числе НДС — 18 у.е.) за кв. м.
Арендодатель Б не является плательщиком НДС и предлагает аналогичный офис по цене 110 у.е. за кв. м.
Если Ваша компания использует обычный режим налогообложения, Ваши издержки составят:
- при работе с компанией А — 100 у.е. (арендная плата 118 у.е. минус НДС к возмещению 18 у.е.);
- при работе с компанией Б — 110 у.е.
В этом случае предпочтительнее заключить договор с компанией А.
Если Ваша компания использует упрощенную схему налогообложения и не является плательщиком НДС, издержки составят:
- при работе с компанией А — 118 у.е.;
- при работе с компанией Б — 110 у.е.
В этом случае предпочтительнее заключить договор с компанией Б.
В первую очередь компании следует оценить, что выгоднее — арендовать или купить офис. Этот вопрос выходит за рамки настоящей статьи, материалы на данную тему будут публиковаться в рубрике «Финансы». — Примеч. редакции.
Район Кутузовского проспекта — правительственной трассы на западе Москвы — считается очень престижным. — Примеч. редакции.
Ставки аренды в Москве — см. «Классификация офисов».
В разных городах проблема профиля помещений решается по-разному. Во многих из них при перепрофилировании помещений таких проблем, как в Москве, не возникает. — Примеч. редакции.
П. 2 ст. 651 ГК РФ.
