Как строительной компании победить в тендере

С чего начать тем, кто хочет выиграть тендер? Первое правило: чтобы побеждать в тендерах, нужно в них участвовать. Второе правило: стремитесь к золотой середине. Беритесь за реальные проекты, риски которых для Вас преодолимы. Не занимайте слишком пассивную позицию, считая, что Ваш тендер Вас найдет. Не ставьте главной задачей выиграть любой тендер. Главная задача – выиграть нужный тендер.

Что учитывать, выбирая тендер

Тендер выбирается по множеству критериев. Для каждой строительной компании они разные: это и территориальная удаленность объекта, и производственная мощность, и финансовая состоятельность (это важно в случаях с отсрочками и гарантийными удержаниями), и многое другое. Важно учитывать, какая команда будет осуществлять проект. От того, кто будет архитектором и генеральным подрядчиком, зависит многое. Но главное – нужно оценить возможность успешной реализации возложенных на Вас задач и помнить, что на полученные средства надо выполнить работу качественно и в установленный срок.

Важно уметь отделять зерна от плевел. В нашу компанию часто приходят приглашения поучаствовать в различного рода тендерах или конкурсах. На заре своего существования мы нередко на этом обжигались, многократно работали вхолостую на конкурентов или заказчиков, которые таким образом «мониторили» рынок. Организаторов подобных тендеров несложно узнать. Если в пришедшем запросе нет полных контактных данных, наименования компании, если при общении Вам не дают номера телефонов, отвечают уклончиво и при этом просят все высылать на e-mail, я бы не рекомендовал общаться с такими заказчиками. Даже если это реальный запрос, отношения будут выстраиваться тяжело и в большинстве случаев не сулят ничего хорошего. Часто бывает и так: проект существует, но тендер проводится фиктивно. В таких случаях можно уловить равнодушие в общении со стороны устроителей. Главное, что от Вас требуют, – это подать определенную тендерную документацию, и вниманием не балуют. Как правило, в данном случае заказчиков интересует только стоимость.

Обращайте внимание на статусные и технически сложные проекты. При реализации таких проектов подрядчиков выбирают из числа опытных специалистов, количество которых ограниченно. Тендер же проводят, как правило, для того, чтобы умерить аппетиты основных претендентов и обеспечить альтернативу. Вместе с тем статусные тендеры – хороший способ доказать свою квалификацию, поэтому я рекомендую в них участвовать. Например, это могут быть такие знаковые объекты, как здания на территории Московского Кремля, здание футбольного клуба «Арсенал» и т. п. Скажем, мы участвуем в тендерах исключительно известной нам тематики из разряда технически сложных и продуктов премиум-сегмента, в которых у нас не так много конкурентов. Кроме того, с особым интересом относимся к участию в тендерах на реставрацию объектов культурного наследия и храмов. Статусными для нашей компании стали тендеры на реконструкцию медной кровли Дома приемов Правительства РФ, на монтаж эксклюзивного медного фасада жилого здания в центре Москвы, а также на монтаж парапетов из титан-цинка на КПП «Кутафья башня» (Московский Кремль).

Проработка тендерной документации

Самая распространенная ошибка подрядчиков – сразу начинать составлять сметы и анализировать экономическую эффективность. Прежде чем заняться этим, обратите внимание на приложения, касающиеся способов оплаты. К сожалению, сегодня (особенно если речь идет о крупных проектах) все чаще встречаются условия, когда подрядчиков нагружают серьезными отсрочками платежей, бартером на результат строительства, банковской гарантией, гарантийным удержанием и т. п. Возможно, эти условия будут для Вас неприемлемы.

Поручите сделать анализ тендерной документации инженерам, сметчикам, технологам, финансистам, юристам, главному бухгалтеру. Поставьте перед ними задачу найти подводные камни, оценить риски, затем проанализируйте информацию. В нашей компании изучение тендерной документации возлагается на руководителя проекта, юриста, главного инженера, главного бухгалтера и Генерального Директора.

Основные риски со стороны заказчика или генерального подрядчика – это непрофессиональное управление строительным проектом, отсутствие ясного проектного решения (утвержденной документации для производства работ), невыполнение обязанностей по условиям договора (об обеспечении материалами, охране территории, бытовых условиях, бесперебойном энерго- и водоснабжении), неплатежеспособность, махинации с документами, откаты.

Другая группа рисков связана с производством работ (технической сложностью, ускоренными сроками производства, специфическими условиями проекта: режимный объект, ночное производство, высотные работы и т. п.). Также часто фактические затраты не соответствуют запланированным в бюджете из-за отклонений условий проекта (по разным причинам). И еще: обязательно обратите внимание, какая сторона обеспечивает производственные процессы электроэнергией, машинами и механизмами, кто отвечает за погрузку-разгрузку машин, монтаж-демонтаж временных сооружений и т. п.

В нашей компании все эти риски классифицируются по трем параметрам: качество, сроки, бюджет. Первые два находятся в зоне ответственности строительного отдела, а последний (разработка бюджета) – в ведении администрации и строительного отдела как подотчетного подразделения.

Как повысить шансы на выигрыш

1. Нужно обязательно представить пакет всех документов, перечень которых установлен тендерной комиссией, даже таких, как баланс за какой-либо период, справки из налоговых органов об отсутствии задолженностей по налогам, справки о том, что в отношении руководителя фирмы не возбуждены уголовные дела. Для участия в гостендере бывает нужно еще представить разрешительные документы на проведение тех или иных работ (например, свидетельства СРО, ISO 9001, Минкультуры). Как правило, отличительные черты гостендеров – невысокая стоимость и повышенные требования к документации.

2. Запаситесь шаблонными коммерческими предложениями. В тендерах, проводимых частными заказчиками, условия также могут быть жесткими, но все же здесь в основном анализируют коммерческие предложения. Я рекомендую иметь шаблоны коммерческих предложений на все виды продуктов или услуг, которые дадут заказчику общее представление о стоимости. Плюсы очевидны: экономия времени (трудозатрат) и, главное, – возможность быстро получить отклик от заказчика. Например, пока наши конкуренты несколько дней делают расчеты, мы сразу определяем, насколько для нас актуален проект, по реакции клиента на наше коммерческое предложение. В случае если это просто «пробивка», мы лишь теряем 20–30 минут на обработку входящего звонка и составление бюджетного предложения. А если реакция положительная, заказчик в зависимости от условий получает контрактное коммерческое предложение либо смету (см. также: Пример шаблона коммерческого предложения).

3. Необходимо постоянно поддерживать контакт с тендерной комиссией. Не нужно забывать, что по ту сторону находятся люди, которые заинтересованы в успешной реализации проекта. В реальном тендере всегда есть контактное лицо, которое даст ясные ответы по поводу предстоящего тендера и работ. В некоторых случаях нужно предварительно оценить состояние объекта и назначить встречу, на которой будет возможность проявить себя с лучшей стороны и более успешно презентовать компанию. Участие в тендере, на мой взгляд, мало чем отличается от заключения сделки, поэтому здесь важны те же принципы: выявление потребностей, презентация, борьба с сомнениями и т. д. Постарайтесь вести себя заинтересованно и дипломатично, своевременно выполнять достигнутые договоренности. В случае с тендером все потребности четко сформулированы в документации, а излишняя импровизация ограничена правилами тендера.

4. Дайте понять клиенту, что ему нужна именно Ваша компания. Кому-то категорически не нравится напористость, кому-то, напротив, это качество близко. То есть нужно ориентироваться на психотип каждого клиента. Очень важно показать заказчику, что Вы заботитесь и о его доходе. Приведу пример. Мы делали монтаж медных кровель и фасадов в элитном коттеджном поселке клубного типа. Предложили клиенту заменить кровельное покрытие с мягкой битумной черепицы на медь, тем более что к этому подталкивала изысканная отделка фасадов из дорогостоящего немецкого клинкерного кирпича и близость к Рублево-Успенскому шоссе. Наши аргументы были такими: стоимость проекта при переходе с битумной черепицы на медь увеличивается на 5%, а стоимость недвижимости – на 20% и более, так как из недвижимости класса B здание переходит в класс А.

5. Заранее ознакомьте клиента с Вашими принципами и особенностями производства. Однажды нам пришлось буквально доказывать главному инженеру, который пришел к нам на строительную площадку, что в кровельной бригаде для эффективного производства достаточно пяти-семи человек. В его понимании бригада никак не могла быть меньше 50 человек. Чтобы после подписания контракта не возникало сложностей, все договорные отношения должны строиться на основе параграфа 3 «Строительный подряд» (ст. 740–757 ГК РФ) и СП 48.13330.2011 «Организация строительства».

6. Предоставьте рекомендации и портфолио. Не забудьте отправить тендерной комиссии рекомендации и отзывы по реализованным проектам, покажите портфолио объектов, сошлитесь на известных заказчиков (если они имеются).

Стоит ли преувеличивать свои возможности

Показателен пример из русской народной сказки «Как старик корову продавал». В первом случае, когда старик говорил только о недостатках коровы, никто не хотел ее покупать, во втором – паренек так красочно описал все преимущества коровы, что сам старик поверил в это и передумал продавать корову, хотя все сказанное было ложью. Оба случая неприемлемы для участия в тендере, притом что второй вариант (явное преувеличение своих возможностей) встречается повсеместно. Нужно понимать, что главное – не победа в тендере, а дальнейшая успешная реализация проекта, иначе мотив участия больше походит на аферу или мошенничество. Обман впоследствии обязательно ударит по репутации.

Можно умолчать о таких вещах, как неготовность к реализации, только в том случае, если Вы уверены, что решите проблему к нужному сроку. Например, производство работ требует 50 человек. В настоящее время свободных сотрудников у Вас нет, но к моменту вступления в проект освободятся 30 рабочих, а 20 Вы успеете завербовать на рынке труда или у партнеров. В крайнем случае можно взять проверенных специалистов на субподряд, отдав им часть объема с прибылью, но заработав на остальном. Что-то в проекте Вам может показаться незнакомым, но, если Вам известны общие принципы реализации строительных проектов, до начала работ у Вас будет время изучить нюансы и нанять или взять на субподряд компетентных специалистов.

Если Вы не согласны с проигрышем

Прежде чем отправляться искать справедливость и обжаловать решение тендерной комиссии, взвесьте все за и против. Как показывает практика, невыгодно, унизительно и бессмысленно пытаться наладить отношения с теми, кто не хочет с Вами сотрудничать. Кроме того, существует негласное правило: компании, часто практикующие судебные и иные прения, не приглашаются в крупные тендеры. Громкие споры могут испортить репутацию компании, так как указывают на то, что либо компания не выполнила поставленную перед ней задачу, либо не смогла договориться. Другое дело, если Вас использовали как донора информации или технологий. В таких случаях лучше обращаться к профессионалам, специализирующимся в данном вопросе, – юридическим компаниям, которые присутствуют на многих площадках электронных торгов (см. также: Как обжаловать решение тендерной комиссии).

Даже если Вы проиграли тендер, Вы все равно можете стать победителем

Часто бывает, что отношения заказчика и победителя тендера не складываются. В таких случаях рассматриваются альтернативные подрядчики. Поэтому у Вас даже в случае проигрыша есть возможность получить контракт. Приведу пример. Застройка в центре Москвы. Недвижимость класса люкс. Проект ведет крупный и опытный девелопер. Цель – создать иностранный квартал в итальянском стиле. Проект очень интересен с точки зрения статуса, архитектуры и сложен технически. Был проведен серьезный тендер, который выиграла компания А. Она начала работу. Однако со временем выяснилось, что заказчик не предоставил актуальную рабочую документацию. В результате реализованные компанией А технические решения оказались нежизнеспособными. Начались поиски виноватых и продолжительное внесение изменений в проект. Отношения с заказчиком зашли в тупик и постепенно совсем разладились. Подрядчик обвинял заказчика в вынужденных простоях, а заказчик подрядчика – в том, что тот не оправдал его ожиданий; подрядчик ссылался на требования проектной документации и т. д. В результате контракт получила компания Б. Заказчик уже был готов почти на все, и компания этим воспользовалась: предложила услуги по более высокой цене и выдвинула ряд выгодных для себя условий по финансированию и дополнительным объемам работ.