Как оповестить поставщиков, что сотрудники не берут откатов, а самих сотрудников – что директор контролирует процесс закупок?

Вопрос

Как оповестить поставщиков, что сотрудники не берут откатов, а самих сотрудников – что директор контролирует процесс закупок?

Отвечает

Юрий Клезович Индивидуальный предприниматель, консультант по вопросам управления, Минск

Ответ

Борьба с откатами вынуждает директоров тратить время и деньги на разработку кодексов чести, покупку детекторов лжи, осуществление тайных закупок. Однако эти меры не всегда экономически эффективны. Я предлагаю использовать возможности Интернета, а именно – корпоративного сайта Вашей компании.

Расскажите на сайте, что в Вашей компании взяток не берут. Создайте положение о работе с поставщиками и выложите его на сайт. На этой же странице обозначьте позицию лаконичной фразой «Откатам – нет» (так даже можно назвать страницу). В положение стоит включить несколько пунктов о правилах поведения, принятых в компании.

• Представителям поставщиков запрещается употреблять (в том числе в телефонных разговорах) выражения, которые могут быть истолкованы как попытка подкупа (например, «учтем ваши интересы», «предоставим скидку в любой форме» и т. д.).
• Личные встречи сотрудников с представителями поставщиков разрешаются только в офисе организации и по ее инициативе. Отсутствие личного контакта – эффективная мера профилактики откатов, что подтверждают и компании, занимающиеся внешнеэкономической деятельностью: большинство из них годами успешно работают с поставщиками, общаясь с ними лишь по телефону.
• Работники фирмы обязаны сообщать руководству о любых нарушениях со стороны поставщиков.
• Нарушение поставщиками установленных правил ведет к определенным последствиям: например, к требованию уволить сотрудника фирмы-поставщика, предложившего взятку (или к отказу на некоторое время работать с ним). Можно также ввести повышающий коэффициент (например, при рассмотрении предложений такого клиента к цене будет добавляться 10% начальной). Допустим, у Вас есть два предложения. Первое, от нормального поставщика, – за 100 руб., второе, от проштрафившегося, – за 95 руб. Но для последнего Вы применяете коэффициент 10%. То есть его предложение будет оцениваться уже в 104,5 руб. (95 + 10% × 95). В таком случае цена, предложенная первым поставщиком, ниже – значит, договор подпишут с ним.

Совет: разместите на сайте список недобросовестных контрагентов. В него Вы будете включать также и тех, кто пытался дать взятку или намекнул на нее. Естественно, формулировки должны быть юридически корректны, поэтому нелишним будет привлечь специалиста.

Опубликуйте на сайте план закупок Вашей компании и критерии оценки поставщиков. План может быть составлен на несколько месяцев с указанием сроков подачи предложений. Так клиенты будут видеть критерии отбора и точно знать, что и когда предложить. А сотрудники получат предложения, когда в этом есть необходимость. Также на сайт можно выложить и форму типового договора.

Совет: введите требования к «возрасту» поставщиков, то есть укажите, в течение какого времени фирма должна быть представлена на рынке. Такая мера позволит снизить шансы сотрудничества с «однодневками». Гарантировать, что Вы избавитесь от предложений этих фирм, нельзя, но число таких предложений сократится.

Предусмотрите кнопку «Сообщить о нарушении». Как показывает опыт, сигналы о нарушениях поступают от двух групп информаторов: собственных сотрудников и конкурентов поставщиков. Первые сообщают о дружественных отношениях коллег с поставщиком (например, были замечены за обедом, перекуром в коридоре, на футболе), нарушениях процедур закупки, фальсификации предложений поставщиков, лоббировании интересов кого-либо из контрагентов. Вторые, как правило, избегают конкретики и делятся подозрениями, хотя осведомлены об уровне закупочных цен в Вашей компании и порой точно знают, кто из сотрудников берет взятки. Поэтому будет вполне логичным объявление такого рода: «Если Вы знаете о фактах приобретения нашей компанией материалов по цене, превышающей Вашу, или об иных некорректных действиях конкретных сотрудников, ущемляющих Ваши интересы, просим сообщить…». При этом очень важно заверить поставщиков, что Вы гарантируете им анонимность и объективность рассмотрения жалоб (см. Примеры борьбы с откатами через сайт).

Определите, кто будет обрабатывать жалобы. При выборе кандидата приоритет должен быть отдан руководителю службы безопасности (или директору). Желательно настроить почту так, чтобы все поступающие жалобы дублировались на электронный адрес Генерального Директора и собственников компании. Не забудьте указать на сайте, что Ваша компания обязуется проверить поступившие сведения и сообщить о результатах проверки. При следующей закупке нужно пригласить информатора поучаствовать в конкурсе или предложить скидку.

Определите способы подачи коммерческих предложений и их сохранности. Все заявки должны пройти несколько стадий обработки, чтобы данные о поставщиках были занесены в единую базу, а предложенные ими цены прошли сравнение с закупочными. Тогда Вы в любое время сможете потребовать прайс-листы от любого поставщика или провести выборочный контроль. Подобная система дисциплинирует недобросовестных сотрудников. Кроме того, на сайте можно организовать регистрацию в базе потенциальных поставщиков.

Совет: выделите отдельный адрес и определите порядок рассмотрения альтернативных предложений (товаров-заменителей).

Известите клиентов, что будут рассматриваться только предложения, поступившие способом, который описан на сайте. Так, вся коммерческая информация будет проходить через контролируемые каналы. Кроме того, эти процессы легко автоматизировать (вплоть до организации аукционов), а потраченные средства окупятся с лихвой.