Пять правил поиска помещения для аренды

Приведу несколько правил, которые позволят избежать типичных ошибок при поиске помещения и сделать правильный выбор.

Правило 1. Определите критерии, по которым Вы будете отбирать помещение

Часто поиск офиса или другого помещения происходит спонтанно. При этом есть лишь общее представление, какими характеристиками оно должно обладать. В то же время подобрать идеальный вариант почти невозможно. Поэтому на начальном этапе нужно продумать, какие условия могут удовлетворить запросы Вашей компании сегодня, а какие через год-два, учитывая рост бизнеса или расширение штата.

Пример. Региональное представительство одной из страховых компаний арендовало офисные помещения бизнес-центра в деловой части города. Преимущества были очевидны: работая с конечным потребителем, удобно располагаться в престижном месте с хорошей транспортной развязкой. Однако компания не учла, что помимо отдела продаж в штате трудится много работников back-office. В итоге, с расширением бизнеса, офисные помещения пришлось сменить на более просторные. В данной ситуации оптимальным вариантом было бы размещение сотрудников отдела продаж и back-office в отдельных помещениях. Этот фактор нужно было учитывать изначально, тогда страховой компании не пришлось бы тратить деньги на аренду большого и более дорогого помещения в центре города.

Правило 2. Ориентируйтесь не на рыночные цены, а на возможности Вашей компании

Часто руководители опираются на сложившиеся ставки арендной платы, воспринимая их как рыночные и справедливые. Это далеко не так. Основным мотивом при выборе помещения должна быть цена, которую Вы готовы заплатить за него, учитывая специфику и возможности бизнеса.

Пример. Компания по продаже престижного постельного белья арендовала помещение в торгово-развлекательном центре (ТРЦ), но в течение девяти месяцев магазин так и не вышел на окупаемость. Доля аренды в структуре выручки составляла 25%. При этом мировая и российская практика свидетельствует, что для нормальной работы эта статья затрат не должна превышать 12–15%. Точку пришлось закрыть. Основной причиной неудачи стала высокая арендная плата, а также то, что ТРЦ ориентирован на потребителей со средним уровнем доходов, а товар компании относился к сегменту «премиум».

Правило 3. Правильно рассчитайте конечную ставку

Цена, которую озвучивают собственники помещения, не всегда соответствует той, которую придется платить в итоге. Она может состоять из базовой ставки, эксплуатационных и операционных платежей, маркетинговых и рекламных сборов (практикуется в торговой недвижимости). Кроме того, иногда Вы платите не только за «свою» территорию, но и за помещения общего пользования (коридоры, вестибюли и т. д.). Другими словами, конечная ставка аренды может включать в себя большое количество побочных расходов, поэтому очень важно определить их состав и размер до подписания договора аренды.

Пример. Юридическая фирма заключила договор аренды помещения в бизнес-центре по базовой ставке 1,1 тыс. руб. за 1 кв. м. По итогам первого месяца эффективная ставка (сумма, которую пришлось заплатить) составила 1,445 тыс. руб., что на 30% выше ожидаемой. Оказалось, фирма вынуждена была оплатить свою долю в составе площадей общего пользования и услуги по уборке (они не были включены в базовый платеж).

Правило 4. Тщательно изучайте информацию, напечатанную в договоре мелким шрифтом

Договор аренды может не сильно отличаться от банковского договора со всеми его «звездочками» и «мелким шрифтом». Особое значение имеют срок договора, условия его пролонгации и индексации ставки аренды. Кроме того, нужно внимательно изучить правила распорядка, выполнения которых требует собственник. Например, доступ к помещениям в нерабочее время может быть ограничен. А для многих компаний работа по выходным – святое дело.

Пример. Компания по продаже промышленного оборудования заключила договор аренды помещения сроком на 11 месяцев. В документе отсутствовал пункт об условиях пролонгации и индексации ставки аренды. По истечении указанного периода арендодатель согласился продлить договор, но при условии повышения платежей на 25%. На самом деле эта ставка была завышена умышленно, поскольку на помещение уже претендовала соседняя фирма (ей нужны были дополнительные площади). Арендатору пришлось искать другое помещение, и в новый договор аренды уже было внесено положение об индексации, не превышающей 7% в год.

Правило 5. Поддерживайте тесную связь с арендодателем

При аренде помещения хочется иметь хорошие отношения и с собственником, и с соседями. За последние годы российский рынок коммерческой недвижимости стал еще ближе к западноевропейским аналогам. Владельцы ведут себя по правилам и готовы идти на уступки, если они необходимы. Поэтому, уже заключив договор и «прожив» в офисе какое-то время, можно требовать улучшений: частичного ремонта, выделения дополнительных бесплатных мест на парковке и т. п. Естественно, все это возможно при условии, что и Ваша компания исполняет свои обязательства как добросовестный арендатор.

Пример. Наша компания несколько лет арендовала офис, за который исправно платила. Кроме того, в некоторых случаях (по просьбе собственника и при наличии такой возможности) мы делали предоплату на месяц вперед. Сложившиеся прекрасные отношения с владельцем позволили в кризисный период снизить арендные платежи на 25%. Примечательно, что их размер продержался без изменений с 2009 по 2011 год.

Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените эту статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте www.e.gd.ru).