Как планировать дела, чтобы повысить личную эффективность

Несколько лет назад я почувствовал, что накопилась критическая масса невыполненных дел, которая давит на меня. Причем ежедневные дела не были связаны с долгосрочными целями, и это особенно беспокоило. Я решал текущие проблемы по мере их поступления, а подумать, к чему стремлюсь на самом деле, времени не хватало. Тогда я понял, что нужно остановиться и наконец разобраться, как начать успевать делать то, что действительно для меня важно.

Как сконцентрироваться на главном

Однажды я посетил семинар эксперта в вопросах управления временем Дэвида Аллена, где познакомился с его методикой GTD (англ., Getting Things Done – доведение дел до завершения). Основной принцип этой методики, которую я взял на вооружение и приемами которой теперь ежедневно пользуюсь, – концентрация внимания на выполнении задач, а не на их запоминании.

Обязательно фиксировать все дела. Регистрировать новую задачу можно любым удобным способом: на бумаге, в программе, с помощью диктофона. Задачи должны быть распределены по категориям: «сегодня», «на этой неделе», «делегировать», «в корзину», «отложить для информации» и пр. Таким образом, планирование дел в рамках данной методики заключается в разборе входящих задач и расстановке приоритетов. Дэвид Аллен говорит, что необходимость держать в памяти информацию о многочисленных делах, требующих обдумывания и выполнения, снижает нашу энергию и работоспособность.

Не реагировать на входящие сообщения в ту же минуту. Многие задачи приходят от других людей, которые звонят, пишут письма или сообщения в мессенджерах. И далеко не все эти обращения требуют немедленного ответа. Чтобы экономить время, я взял за правило не реагировать на обращения по мере их поступления. То есть в течение дня я не проверяю почту, не отвечаю на звонки и сообщения, а откладываю все на потом. Все накопившиеся сообщения проверяю два раза в день. По мере просмотра сообщений по многим из них я сразу принимаю решения, пишу ответы, перезваниваю. Другую часть задач делегирую или заношу в долгосрочный рабочий план.

Привязывать все возникающие задачи к своим долгосрочным целям. Если задача вписывается в цель, то я ее формулирую и решаю, если нет, то чаще всего даже не включаю в список.

На планирование дел у меня уходит 1,5 часа в день. Может показаться, что это много, однако за это время я успеваю решить не только крупные, но и мелкие задачи.

Как выбрать подходящий Вам метод управления временем

Сразу понять, подходит ли Вам та или иная методика, сложно – нужно попробовать. Именно так действовал я. Как только понимал, что метод не работает, начинал искать следующий. Например, существует система поощрений, когда за каждую выполненную задачу полагается соответствующий бонус. Какой именно бонус, человек сам определяет заранее, например, заключил договор – поужинал в дорогом ресторане, закрыл сделку – слетал на выходные в Европу и пр. Предполагается, что это повышает мотивацию и делает наглядной связь между наградой и достигнутым результатом. Я пробовал так делать, экспериментировал с разными типами наград и разным объемом задач, однако никакой связи между выполненной задачей и поощрением не почувствовал.

Также мне не подошла методика Pomodoro, которую используют многие люди для организации своего рабочего дня. Согласно этому подходу, день нужно разбить на части, для каждой назначить определенное дело и решать его, ни на что не отвлекаясь, пока не истечет отведенное на это время. Затем требуется обязательный перерыв. Для меня это оказалось неудобно. Я не понимаю, зачем во время встречи, переговоров или работы за компьютером, если совсем не устал, отвлекаться на пять минут, чтобы пройтись по офису или выпить воды. Конечно, я делаю небольшие перерывы в течение дня, но это происходит не по будильнику.

Я не хотел, чтобы самосовершенствование и улучшение навыков управления превратились в самоцель, поэтому не стал перебирать все существующие методики, а остановился на подходе Дэвида Аллена, который мне в целом понравился. Затем я немного адаптировал его под себя. Как только я научился управлять своим временем так же легко и непринужденно, как чистить по утрам зубы, я переключился на решение других задач.

Как адаптировать методику под свои нужды

Методика GTD мне понравилась своей гибкостью. Например, в ней есть такое понятие, как контекстное планирование. Его суть заключается в том, что задачи соответствуют определенному контексту – дому, работе, поездке в машине и т. д., и их нужно решать тогда, когда оказываешься в нужном месте. Правда, я воспринимаю контекст иначе: выделяю сферы семьи, карьеры, здоровья и т. д. Если я нахожусь на работе, но чувствую, что на сегодня решил уже достаточное количество деловых вопросов, то перехожу к решению других – нерабочих. И наоборот, если в воскресенье вечером выдается свободный час, я могу позаниматься какими-нибудь рабочими делами.

Результат

Наиболее важное для меня достижение – удовлетворенность жизнью и состоянием дел. Теперь у меня порядок и в голове, и в бизнесе. Я стал быстрее и, что особенно меня радует, практически без остановок двигаться к достижению долгосрочных целей.

Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените эту статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте www.e.gd.ru).