Общение с инспектором: семь заповедей, чтобы успешно пройти проверку

Выездная налоговая проверка – испытание для Генерального Директора. От манеры общения с проверяющими зависит размер доначислений и штрафов.

Мы обобщили семилетний опыт сопровождения налоговых проверок и определили семь главных заповедей поведения директора. Они сведут риск доначислений к минимуму.

Заповедь 1. Не умничайте и не перегибайте палку

Ваша задача – защитить интересы бизнеса, а не победить на конкурсе «самый умный директор». Желание показаться осведомленным приведет к тому, что Вы наговорите лишнего. Если Вам задали непонятный вопрос или Вы ощущаете подвох, никто не запрещает взять паузу и подумать. Выиграв время, Вы можете изучить документы или посоветоваться с юристом.

Выберите оптимальную линию поведения с первого дня проверки. «Режим наибольшего благоприятствования» – не самая выигрышная тактика. Не стоит выполнять все прихоти и требования инспектора, порой переходящие черту закона. Другая крайность – противодействовать проверке и развязывать войну с налоговой инспекцией. Такое поведение обернется против Вас.

Пример. В первый день проверки директор не пустил контролеров в офис. На второй день налоговики пришли с «группой поддержки» из оперативников. Тогда директору пришлось открыть дверь. Такая тактика обернулась тем, что у компании изъяли документы, жесткие диски и собрали доказательства для доначислений.

Заповедь 2. Не поддавайтесь эмоциям

Генералы не бегают, потому что в мирное время это выглядит смешно, а в военное вызывает панику. Поэтому Вам помогут не эмоции, а трезвый холодный расчет.

Главная установка: рассматривайте общение с проверяющими как деловые переговоры. Ваша цель – выстроить корректное, уважительное взаимодействие, которое позволит спокойно контролировать процесс налоговой проверки. Ваши действия должны соответствовать критерию «для того, чтобы …», а не «потому, что...».

Сами налоговики придерживаются тактики «вежливые люди», проявляя доброжелательность и участие в проблемах налогоплательщика (см. ФНС призывает инспекторов к вежливости). Но доверять такому поведению не стоит. Задача налоговиков – найти нарушения.

Заповедь 3. Не открывайте доступ к папкам

Заранее определите помещение, где разместятся проверяющие. Стол в бухгалтерии – не лучшее решение. Посадив инспекторов поближе к документам и учетным программам, Вы кидаете в землю семена будущих проблем. Разумнее выделить отдельную комнату (не архив), свободную от лишних папок и компьютеров, где установлена программа «1С». Если такого помещения нет, обратитесь в инспекцию с просьбой провести проверку на ее территории. Для этого подайте заявление, в котором укажите объективные причины (п. 1 ст. 89 НК РФ). Ими могут быть:

• недостаточная площадь офиса;
• отсутствие свободных столов для инспекторов;
• санитарный день, ремонт в офисе;
• пожар, наводнение, обвал крыши и иные чрезвычайные обстоятельства.

Если Вы переусердствуете, не пуская налоговиков, суд расценит это как противодействие.

Пример. Компания «Компаунд» попросила налоговиков провести проверку на территории инспекции. При этом документы для проверки не представила, сославшись на то, что архив затопило. Налоговики решили осмотреть помещение, но их не пустила охрана. На проходной инспекторам выдали копию приказа об отпуске руководителя. Приказ содержал оговорку, что на период отпуска директор никому не передает руководство фирмой. В следующий раз налоговиков не пустили из-за командировки директора. И снова он не оставил заместителя. Когда налоговики пришли в третий раз, оказалось, что у компании санитарный день и посторонних не пускают. Когда же налоговикам вместе с полицейскими все-таки удалось прорваться дальше проходной, бухгалтер и директор заперлись в кабинетах. Отдел кадров, производственные и складские помещения были закрыты. Налоговикам пришлось составить акт проверки без документов. В результате компании доначислили 13,3 млн руб. налогов и штрафов. Суд сделал вывод, что компания намеренно уклонялась от проверки, и согласился с действиями налоговиков (решение Арбитражного суда Саратовской области от 10.02.2016 №А57-17201/2015).

Заповедь 4. Не полагайтесь на здравый смысл сотрудников

Донесите до сотрудников, как реагировать на просьбы, уговоры и приказы инспекторов. Поручите главбуху и юристам разработать формы ответов, которые исключат лишние вопросы налоговиков (см. рис. 1).

Неправильно, когда бухгалтеры и другие сотрудники то и дело бегают объяснять проверяющим, откуда взялась та или иная цифра. Введите правило: о каждом обращении контролеров сотрудник обязан сообщить ответственному за проверку. Ответственным назначайте человека, который имеет рычаги давления на персонал, адекватного, стрессоустойчивого и хорошо разбирающегося в налогах. Можно назначить Вашего заместителя, финансового директора или юриста.

Общаться с налоговиками должны эмоционально устойчивые сотрудники. Задушевные разговоры и откровения с инспекторами в курилках – не редкость. Налоговики часто используют это как способ собрать информацию. Важных свидетелей готовьте заранее. Объясните им, как отвечать на вопросы налоговиков, или проведите тренинг. Еще предупредите сотрудников, чтобы они не оставляли улики на рабочем месте.

Пример. Компания вела двойную бухгалтерию и кодировала реальные данные условными обозначениями. Исполнитель, который вел учет, оставил на компьютере многочисленные памятки, как не запутаться в кодах. На допросе сотрудник, понимая, что терять ему нечего, рассказал налоговикам, как расшифровываются коды.

Заповедь 5. Не надейтесь на память

Заведите «дневник проверки». Оформите его в обычной тетрадке или сделайте таблицу в Excel. Поручите ответственному за проверку фиксировать в дневнике действия инспекторов (приостановление, продление проверки, запросы, выемки, экспертизы и т. п.). Так Вы отследите запросы налоговиков и представленные документы. Проанализировав данные «дневника», можно спрогнозировать претензии инспекторов. А значит, усилить Вашу позицию в возможном споре. Ценность «дневника» еще и в том, что он позволяет выявить и зафиксировать нарушения со стороны контролеров.

Пример. Налоговики провели выемку документов. Обосновали тем, что руководитель отказался получить соответствующее требование. Отказ подписали двое понятых. Восстановив ход проверки по «дневнику», мы выяснили, что директор никак не мог отказаться от требования, так как в тот день был за границей. Это подтвердила отметка в загранпаспорте. Суд признал незаконным решение о проверке и выемке документов.

Заповедь 6. Не недооценивайте контролеров

У нас был знакомый инспектор – сильный специалист. Но, приходя на проверку, он прикидывался «божьим одуванчиком». Казалось, он не понимает даже азов бухгалтерского и налогового учета. Постоянно просил ему что-то подсказать, дескать, впервые видит такой сложный учет. Через пару дней сотрудники компании расслаблялись, начинали подтрунивать над некомпетентностью инспектора. В ответ тот только краснел и неумело отшучивался.

Затем расслабление переходило в разгильдяйство: передаваемые документы не отслеживали. Контролеру предоставляли неограниченный доступ к «1С» – «все равно ничего не поймет». Директору докладывали, что все под контролем. Ситуация переворачивалась с ног на голову в день вручения увесистого, качественного акта по результатам налоговой проверки. Бухгалтерия бледнела, директор краснел, а инспектор разговаривал уже совсем по-другому.

Заповедь 7. Не бойтесь возражать

Часто налоговики, запрашивая документы, перегибают палку. В итоге бухгалтерия круглосуточно распечатывает бумаги, не успевая менять картриджы в принтерах. Если Вы чувствуете, что претензии или запросы налоговиков необоснованны, нестандартное мышление поможет выйти из тупиковой ситуации.

Пример. Одной компании инспекция выставила обширное требование о представлении копий документов. Чтобы обжаловать требование в суде, компания привела расчеты, измерив претензии инспекции в автомобилях «Газель» (см. рис. 2). Аргументация показалась суду убедительной, и он отменил требование налоговиков.

Однако не стоит прибегать к излишней находчивости. Например, компания не представила инспекции запрошенные документы, сославшись на то, что их изъяли правоохранительные органы. В качестве доказательства предъявила протокол выемки бумаг следователем, подписанный двумя понятыми. Сделав запросы в профильные службы, налоговики выяснили, что понятых с такими ФИО нет, а изымавший документы «следователь» не служил в органах. Как отреагировали на эту «изобретательность» правоохранительные органы, история умалчивает.

Заключение

Шпаргалка действий, если к Вам пришла налоговая проверка.

1. Проверьте решение и служебные удостоверения проверяющих.

2. Выделите отдельное помещение.

3. Если в Вашем офисе нет места, напишите письмо в инспекцию.

4. Назначьте ответственного за проверку.

5. Проведите инструктаж сотрудников.

6. Заведите «дневник проверки».

7. Сохраняйте все документы по проверке: решение, требования, описи, акт проверки и т. п.

8. Документы передавайте строго по описи.

9. Фиксируйте нарушения инспекции.

10. Проведите налоговый аудит: возможно, у Вас есть переплаты по налогам, которые перекроют доначисления.

Еще 2 статьи про то, как вести себя при проверке:

Пример 1. Семь способов вставить палки в колеса налоговикам во время выездной проверки. 

Пример 2. Пять способов выиграть время в ходе налоговой проверки, чтобы привести документы в порядок. 

Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените эту статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте www.e.gd.ru).