Все статьи номера
статья 10 из 32
Не прочитано
5 , Май 2014
Люди и лидерство

Как навести порядок в офисе, используя подходы бережливого производства

Григорий Панов, Генеральный Директор и владелец компании GrandGift, Москва
На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

Как создавать в компании бережливую атмосферу

Почему работать над улучшениями лучше в группе, чем индивидуально

Какие бережливые правила повышают скорость работы

Как и где размещать сигнальные карточки для расходных 
материалов компании

Чем открытые стеллажи лучше закрытых шкафов

Справка

Григорий Панов окончил Московский институт радиотехники, электроники и автоматики. В 1995 году основал компанию GrandGift. Обучался на восьми различных курсах по бережливому производству, которое стал внедрять в своей компании с 2006 года.

ООО «Грандгифт» (GrandGift)
Сфера деятельности: создание дизайнерских коллекций подарочной упаковки, аксессуаров, сувениров и предметов декора
Численность персонала: 130 (в сезон – до 170)
Годовой оборот: 510 млн руб. (в 2013 году)

Принципы бережливого производства обычно внедряют в цехах, мало кто реализует их в офисе. Однако и здесь они прекрасно работают. Но чтобы система, даже самая безупречная, приносила плоды, она не должна идти вразрез с привычками людей. Как этого добиться? Мой опыт показывает, что сотрудники будут сами заботиться об улучшениях, если создать соответствующую атмосферу в компании.

При какой атмосфере персонал будет предлагать идеи по улучшению

Сотрудник, который заметил проблему в работе, должен зафиксировать ее в специальной базе и начать решать. Я использую разные приемы, чтобы рядовой персонал предлагал идеи по улучшению процессов, исправлял ошибки, а также соблюдал установленные правила. Все методы мотивации относятся к нематериальной сфере. Деньги тут не стимулируют. Убедился в этом, когда сотрудники, которые уже получали премии, не особенно стремились даже повторить результат. Поэтому сейчас улучшения мы встраиваем в бизнес-процессы, так что человек просто вынужден заниматься этими вопросами.

Выделяю время для работы над улучшениями

Каждый вторник с 9 до 10 часов утра, среду и четверг с 9 до 11 все сотрудники откладывают текущую работу и думают над улучшениями: разбирают процессы, ищут в них проблемы и придумывают варианты решений. Я ввел эти специальные часы, чтобы люди не боялись побеспокоить коллег и не получали от них отказов из-за высокой загрузки. В пятницу в 9.30 мы проводим общее собрание для офисного персонала (всего 60 человек). Слушаем два-три доклада по 30–40 минут каждый: работники (индивидуально или группой) представляют свои проекты по оптимизации каких-либо процессов.

Приведу пример. Наша фотостудия делает снимки продукции для сайта, каталогов и пр. Однажды поступил заказ, на который требовалось всего два часа, однако он был выполнен спустя неделю. Сотрудник, столкнувшийся с такой проблемой, зафиксировал ее в системе для сбора ошибок и предложений, а затем собрал группу для поиска решения. В нее вошли пять человек: представители отдела рекламы, службы продаж и склада (см. Почему работать над улучшениями эффективнее в группе). Они разработали новый процесс (он теперь подробно описан). Раньше заказчик, когда приносил изделие в фотостудию, просто вписывал задание в журнал, теперь он дополнительно вкладывает карточку с номером и описанием задачи в бумажный кармашек на стене «Входящие задания» (изделие оставляет на специальной полке). Фотограф одним взглядом может определить объем и характер работы. Когда заказ готов, он перекладывает карточку заказа в кармашек «Выполнено», изделие перемещается на другую полку, распечатанные снимки фотограф оставляет в ячейке с номером задания (электронные снимки выкладывает в определенную папку на сервере).

Почему работать над улучшениями эффективнее в группе

Сотрудник, который столкнулся с проблемой, должен собрать рабочую группу по исправлению ситуации, пригласив в нее коллег из любых отделов. В группу обязательно должен войти специалист с другого участка. Его задача – посмотреть на незнакомый процесс свежим взглядом и задать самые простые вопросы. Например, дизайнер, который ничего не знает о бухгалтерии, может помочь оптимизировать работу кассира за счет элементарных вопросов. Свежий взгляд полезен для оздоровления процесса, помогая устранить звенья, которые сохраняются просто по привычке.

По материалам автора статьи

Показываю, что руководители активно участвуют в процессе улучшений

Конечно, улучшениями занимаются не все сотрудники, и моя задача – вовлечь в этот процесс хотя бы 50% коллектива. Один из инструментов, который использую, – демонстрация результатов, достигнутых лично руководителями подразделений. В холле у всех на виду висит плакат, на котором мы ежемесячно записываем, сколько идей предложил каждый начальник (см. рис. 1). Причем у всех руководителей есть план – по 41 улучшению в год, что отражено на плакате (строчкой ниже показано, сколько уже подано предложений). В отличие от рядовых сотрудников, у руководителей есть заинтересованность участвовать в процессе улучшений – выполнение плана влияет на размер бонуса. Обратите внимание, речь идет только о тех идеях, которые поступили от самого менеджера, а не от его подчиненных. Это всегда видно по базе с идеями: там отмечены все этапы работы, начиная с момента, когда проблему заметили и описали. Каждая отметка в базе именная: понятно, кто и когда сделал запись.

Раз в полгода проверяю, соблюдаются ли бережливые правила

Бережливые идеи, которые понравились не только мне, но и всем сотрудникам, мы превращаем в стандарт, то есть включаем в перечень правил, обязательных для выполнения в каждом отделе. Подобное решение принимаем на пятничном собрании, но лишь после того как люди опробуют новшество на практике и оценят его полезность. Примерно раз в полгода проводим аудит: комиссия, в которую вхожу я и еще несколько сотрудников, наиболее активно участвовавших в оптимизации работы, обходит все помещения и проверяет, как соблюдаются бережливые правила.

Бережливые правила, повышающие скорость работы

Перечислю несколько бережливых правил, которым мы следуем в компании. Все они были предложены как ответ на возникавшие в прошлом проблемы. Благодаря внедрению свежих идей мы смогли сократить время обработки заказов, поиска информации, уменьшить объем запасов.

1. План комнаты. На стене рядом с дверью в каждый кабинет размещен его план: расположение столов с указанием их номеров, а также имен, должностей и фото сотрудников, которые за ними сидят. Каждый, кто приходит в отдел, может легко найти нужного коллегу.

2. Внутренняя почта. Во всех кабинетах есть специальные стойки с карманами для бумаг. Каждый из них подписан, на некоторых есть фотографии сотрудников, которым адресованы бумаги. Это помогает ускорить внутренний документооборот. Предположим, работник должен завизировать у меня бумаги, но я занят. Тогда он оставляет документы на стенде в своем кабинете. Я много раз в день обхожу офис и, если вижу адресованные мне бумаги, сразу их подписываю и оставляю на том же стенде, но вверх ногами (сигнал, что документ подписан).

3. Расписание загрузки учебного класса. У нас есть кабинет, где проходят курсы по упаковке подарков – мы обучаем этому мастерству весь персонал, включая уборщиц и водителей, а также клиентов. В свободное время используем класс как переговорную. Раньше сотрудники должны были уточнять в отделе обучения, когда комната свободна. Сейчас мы вывесили в коридоре лист с графиком занятий на два-три месяца вперед. Теперь любой желающий может забронировать время, просто вписав в свободную клетку свою фамилию. Конечно, можно было бы вести график на корпоративном портале, но это сложнее: нужно зайти на сайт и пр. По коридору же мы все ходим несколько раз в день.

4. Шкафы с открытыми полками. В закрытых шкафах обычно все навалено, и никто точно не знает, что там лежит. Хлам может годами занимать ценное место. Поэтому мы избавились от всех закрытых шкафов, заменив их открытыми полками. Это дисциплинирует персонал.

5. Визуальная навигация на полках. Папки на полках стоят только вертикально – так их легко доставать. Чтобы папки всегда клали на свое место, мы сделали маркировку: по корешкам папок по диагонали идет наклонная линия определенного цвета. Если папка стоит не на своем месте, это сразу бросается в глаза.

6. Прописка каждого предмета. На каждом предмете в офисе указан его адрес: номер кабинета, номер стола или полки, номер ячейки (см. рис. 2). Например, бирки на проводах упрощают процесс переезда сотрудников из кабинета в кабинет: нам не приходится разбираться, куда ведет каждый провод из огромных мотков под столами, это можно прочитать на бирке. Кроме того, красным цветом помечены электрические провода, а зеленым – провода, которые соединяют технику между собой.

7. Сигнальные карточки для расходных материалов. Мы делаем сигнальные карточки для всех офисных материалов (бумаги для принтера, картриджей, туалетной бумаги, картона, чистящих средств и пр.), чтобы вовремя заметить, что они заканчиваются. На дно емкости для материала кладем яркую карточку с наименованием расходника. Когда человек берет последний картридж или последнюю пачку бумаги для принтера, эта карточка открывается. Сотрудники отдела поставок ежедневно обходят офис и, если видят сигнальную карточку, заказывают материалы. Идея с сигнальными карточками сначала использовалась в корпоративной аптечке, чтобы вовремя докупать лекарства, а затем мы стали применять ее для расходных материалов в офисе и на складе.

8. Свое место для каждого предмета. Один из способов – обозначать контур предмета, например, в ящиках рабочих столов: когда инструмента нет на месте, это сразу видно. Кроме того, мы реализовали следующие идеи:

  • Самодельные настольные лотки. Вместо стандартных пластмассовых разделителей на столах стоят лотки из картона, сделанные своими руками, с нужным количеством и размером ячеек (каждое отделение подписано).
  • Тематические наборы инструментов. Например, у нас есть чемоданчик для презентаций, в котором вместе с проектором хранятся дополнительные предметы: мышка, колонки, удлинитель, пульт и пр. Каждому предмету отведено свое место, отмеченное контуром и подписью. В чемодане лежит подробная инструкция, как работать с проектором. Теперь проблем больше не возникает: ничего не теряется, любой сотрудник может самостоятельно подключить проектор.

9. «Ушки» с телефонными номерами для мониторов. Примерно раз в месяц у нас обновляется список внутенних телефонов – кто-то приходит в компанию, кто-то увольняется, переезжает в другой кабинет. Сотрудники придумали крепить к монитору прозрачные карманы, в которые вставляются списки с номерами телефонов. За обновление отвечают по очереди все подразделения (конкретного исполнителя определяет начальник). Дежурный собирает информацию об обновлениях, корректирует список и рассылает его всем в готовом формате – остается лишь распечатать, вырезать и поместить в карман. Последняя строчка списка – дежурный в следующем месяце.

Еще по теме

 

Ваши коллеги рекомендуют читать журнал в мобильном приложении для iPad и iPhone, потому что это удобно.
Убедитесь в этом сами, установив приложение на мобильное устройство.

Материалы для скачивания:
Две трети сотрудников бездельничают на работе: как Вам избежать такой ситуации
№ 5, 2014
Как компания увеличила прибыль на 50%, внедрив подход управления по целям