10 приемов, которые не дадут уволиться перспективному новичку
Зачем читать статью: как «рандомные обеды» в «1С-Битрикс» и подарки новичкам в InfoWatch экономят директору время и деньги на адаптацию персонала.
Директор дал денег кадровому агентству на поиск сотрудника. Провел собеседования с кандидатами, инвестировал свое время. Наконец, нашел нужного человека. Он вышел на работу и вдруг уволился после испытательного срока. «Я чувствовал себя не в своей тарелке, даже поговорить было не с кем», — говорит сотрудник. Результат: деньги компании и время директора потрачены впустую. Пришлось начинать заново.
Каждый четвертый сотрудник, опрошенный HeadHunter, думал об уходе через год-полтора после трудоустройства. Каждый пятый собирается уволиться через несколько месяцев. Для бизнеса такое быстрое расставание сильно невыгодно.
Производственная компания «СкайТрейд» подсчитала, что полгода адаптации сотрудника с зарплатой в 40 тыс. руб. обходятся ей почти в полмиллиона рублей. Они включили в затраты 240 тыс. руб. на зарплату, налоги, отчисления, расходы на увеличение сроков проекта, на поиск сотрудника. И конечно, ошибки неизбежно малоэффективного новичка.
«Чтобы вникнуть, у новичка уходит от двух до шести месяцев, — говорит президент группы компаний InfoWatch Наталья Касперская. — Пик эффективности приходится на второй год работы сотрудника. Увольнение человека именно на этом этапе — худший для нас сценарий. По этой причине мы стараемся удерживать людей в нашей компании».
В больших компаниях, как у Натальи Касперской, приняты пошаговые алгоритмы по ускорению адаптации новичков. Это не игрушка для богатых — их элементы пригодятся малому или среднему бизнесу.
Ваши коллеги рассказали, какие приемы профессиональной и психологической адаптации сотрудников они применяют в своих организациях.
Новобранец рекламного агентства Digital Bands получает письмо «Первые шаги новичка» со ссылкой на внутреннюю «Википедию» с учебными материалами. Материалы сегментированы по отделам: для редакторов, SMM-специалистов и др.
«В “Википедии” записаны правила компании, список литературы для освоения профессии», — рассказывает основатель Digital Bands Ева Кац. Сотрудник нажимает на ссылку и получает нужную информацию.
Каждый четвертый сотрудник, опрошенный HeadHunter, думал об уходе через год-полтора после трудоустройства
Базы знаний разделены и по проектам. «К примеру, мы запускаем рекламную кампанию для клиента. Сотрудник нажимает на ссылку в “Википедии” и читает, как запустить таргетированную рекламу. Стажеры проходят внутренний курс по рекламе с тестами», — делится Ева Кац.
Также в компании придумали «Поваренную книгу маркетолога». Новичок читает и учится оформлять письма, работать с клиентами и др. В книге описано, как общаться в чатах компании.
В Digital Bands новички в первый день получают доступ на YouTube-канал компании. «Если стажер чего-то не знает и в “Википедии” этого нет, я записываю ему видео с объяснением и размещаю на канале, — делится Ева Кац. — Например, мы записали эфир по теме “Как совместить PR-инструменты и SMM”. Сто процентов наших сотрудников проходят испытательный срок».
В «1С-Битрикс» новый менеджер по продажам в первый день получает доступ к документам, которые помогают ему понять: кто главный конкурент компании, кто целевой клиент, что продает компания, в чем ее преимущества. Новички прослушивают эффективные и слабые звонки коллег, читают продающие диалоги менеджера и клиента. Базу знаний для новичка готовит его руководитель или старший менеджер.
«База хранится внутри корпоративного портала, там же информация о продуктах и оргструктуре компании. Новичков подключаем к рабочим группам, где они видят историю сообщений и задач», — делится директор по продажам «1С-Битрикс» Юрий Николаев. Менеджер проходит двухнедельный курс обучения: изучает навыки продаж, работу в CRM, конкурентную среду. Обучение проходит 75 процентов новичков.
В петербургской консалтинговой компании АТМ Group для новичков составили несколько типов инструкций.
«Базовая инструкция описывает положение компании, ее историю, цели и замысел. В инструкции есть ссылка на видеообращение президента компании. Также в нее входит морально-этический кодекс и правила компании, например по дресс-коду», — рассказывает гендиректор АТМ Group Дарья Гатина.
Должностные инструкции составляют и согласовывают руководители отделов. Они могут быть двух видов: мини и макси. Так, в мини-инструкции секретаря прописано, как приветствовать гостей, где хранится кофе и чай, кому их принято предлагать, гайд с фото по использованию кофемашины. В инструкциях собраны теоретические материалы и действия, которые должен выполнить новичок.
Новичок получает чек-лист к инструкции. Менеджер по работе с партнерами по чек-листу изучает материалы для подготовки и задания. Например, читает скрипт продаж и сразу звонит клиенту. Благодаря чек-листу знания можно сразу применить на практике.
В юридической компании «Легикон-Право» в 2019 году 70 процентов сотрудников успешно прошли испытательный срок. Раньше с этим справлялось только 40 процентов. В компании 25 сотрудников, в среднем новичков ищут четыре-пять раз в год.
«Мы назначаем старшего и равного наставников. Старший — это линейный руководитель нового сотрудника. Он ставит новичку задачи, объясняет, как их делать, следит за выполнением. Его главный вопрос новобранцу: “Чем я могу тебе помочь?”», — рассказывает управляющий партнер «Легикон-Право» Владислав Левицкий. Оценка качества адаптации новых сотрудников учитывается в годовом KPI старших наставников и может составлять 20 процентов от суммы их бонуса.
Равный наставник — это молодой коллега-юрист, схожий с новичком интересами, вглядами и жизненной позицией. Он помогает ему разобраться, как в организации все устроено и на что обратить внимание.
«Наставники занимаются новичками до трех месяцев. Придерживаемся правила “1–3–7”. Первое время наставник проводит с новичком беседы “один на один” ежедневно, затем раз в три дня, потом еженедельно», — делится опытом Левицкий.
В конце испытательного срока наставник заполняет анкету и отвечает на вопросы: насколько новичок полезен компании, как выполняет поручения, может ли работать самостоятельно, умеет ли обращаться за помощью и оказывать ее, как реагирует на стресс, может ли переключаться между задачами, способен ли формулировать мысли и выступать публично, как ведет себя с клиентами.
В отделе клиентской поддержки «1С-Битрикс» к новичку прикрепляют наставника на испытательный срок. «Он объясняет план работы, задачи первых дней, помогает адаптироваться. Среди наставников есть негласное соревнование — кто вырастит больше талантов», — рассказывает Юрий Николаев.
В «1С-Битрикс» первую неделю новичков знакомят с ключевыми KPI. «Менеджер по продажам должен сделать 100 успешных звонков с конверсией в результат. Его руководитель в CRM проверяет звонки или беседы в чатах новичка, число “упущенных” сделок, скорость ответа, процент положительно оцененных клиентом диалогов», — рассказывает Юрий Николаев. Затем руководитель и новичок ищут слабые места и работают над ними.
Задачи ставят через таск-менеджер «Битрикс 24», который автоматически оценивает срок выполнения, процент не вовремя выполненных задач, число задач с положительной или отрицательной оценкой прямого руководителя. Сотрудник должен показать эффективность не ниже 70 процентов. Новичок сразу понимает, какие у компании ожидания от его работы и видит динамику своей эффективности.
В Digital Bands летом 2019 года ввели отчет для стажеров. В компании из 18 сотрудников — 5 стажеров. Новичков просят в понедельник в xls-файле написать, что они планируют сделать за неделю. Руководитель систематизирует задачи. «Например, я вижу, что менеджер хочет выполнить четыре задачи, но понимаю, что надо сфокусироваться на одной. Тогда я переношу задачи», — рассказывает Ева Кац.
В конце недели новичок сдает отчет, отмечает время на каждую выполненную задачу. Он рассказывает, что сделал за неделю, что освоил, что не успел и почему, чему хотел бы научиться. Также стажер указывает открытия недели, оценивает собственную эффективность и радость от работы в компании по шкале от 1 до 5. В конце он может оставить комментарии и предложения.
В компании «1С-Битрикс» новичок должен показать эффективность не менее 70 процентов
«Я могу недооценить или переоценить человека. Отчет помогает увидеть реальную картину и дать обратную связь, понять, нужна ли новичку моя помощь, — говорит Ева Кац. — Шкала “Чему хочу научиться” показывает, куда можно направлять человека. До внедрения отчета я полагалась на интуицию и упускала много деталей».
Первый рабочий день сотрудники калининградского офиса «1С-Битрикс» начинают с экскурсии. «HR-менеджер Элеонора лично показывает, где находится кухня, кабинеты, знакомит с отделами и руководителями. Так сотрудник не теряется в первый день», — рассказывает Юрий Николаев. Новичок получает общее представление о компании, знакомится с ключевыми сотрудниками.
В маркетинговом агентстве DVIGA перед первым днем новички получают ссылку на YouTube-канал компании. Есть ролики о корпоративных мероприятиях. В роликах сотрудники рассказывают, как они себя чувствовали первое время. Новички понимают, что все были на их месте, и не испытывают дискомфорта.
«На YouTube-канале мы говорим о правилах компании, распорядке дня. Во внутренних закрытых видео объясняем подход к работе, переписке и общению с клиентами. Мы снимаем с себя часть нагрузки и не пересказываем каждому правила», — делится опытом гендиректор DVIGA Тимофей Белоглазов.
Пробный период в компаниях обычно длится до пяти дней. Новый сотрудник знакомится с принципами работы, своим функционалом, правилами компании. Если ему что-то не понравится, если он поймет, что эта работа не для него, он спокойно уйдет, «не испачкав трудовую». А компания не понесет никаких издержек, приняв на работу не того.
В консалтинговой компании АТМ Group благодаря двум гостевым дням доля увольняющихся в первые полгода снизилась до 5 процентов. На этот период с новичками не заключают трудовой договор, а во время собеседования предупреждают, что дни не оплатят.
Во время тестовых дней в ATM проверяют общительность, лояльность, отзывчивость, тактичность нового сотрудника. Например, как бы между прочим просят позвонить некоторым клиентам, чтобы сверить указанный ранее адрес и другие данные, провести короткий опрос, напомнить о предстоящем мероприятии или помочь бухгалтерии с документами.
В московской студии веб-разработки RichBee средний возраст сотрудников — 19–25 лет. Для многих это первая работа, следовательно, сильный стресс. «Чтобы расслабить новичков, мы вручаем подарочный набор и 2 тыс. руб. в качестве поддержки на первое время, — рассказывает Дмитрий Ласковский, основатель веб-студии. — Это помогает сблизиться с новичками».
В подарочный набор входит кружка с символикой компании, бутылка алкоголя, ручки, органайзер, конфеты.
В Infowatch сотрудникам в первый рабочий день дарят «пакет новичка»: блокнот, тапочки, кружка, обложка на паспорт, календарь. Вся продукция с логотипами компании.
В агентстве DVIGA для новичков составили гид на 20 страниц с рекомендациями. «Сотрудник получает ссылку на книгу по почте в первый рабочий день. Мы указали, к кому в компании обращаться по разным вопросам, отметили, где сидят сотрудники. В книге есть ответы на вопросы, где находится туалет, ближайший магазин», — рассказывает Тимофей Белоглазов.
«Эта книга помогает новичкам на первых порах, когда им неловко задавать вопросы. Сотрудники узнают, где бесплатные вода, чай, кофе, молоко. Есть инструкция о том, как принимать задачу. В книге описаны наши ценности, внутренние правила, — продолжает Тимофей Белоглазов. — Мы рассказываем о коллективе, традициях отмечать дни рождения, корпоративы». Все это позволяет новичкам быстрее влиться в процесс.
В петербургском Центре финансовой культуры для новичка придумали «Книгу работы менеджера». «Это сборник правил для сотрудников с готовыми скриптами, примерами общения и ситуаций, с четкими инструкциями, как общаться с клиентом, как продавать услуги (юридический и финансовый консалтинг)», — рассказывает Елена Феоктистова, директор центра.
В книге сотрудник может прочесть, что делать, если клиент хамит, грубит, не отвечает на письма. Если новичку сложно писать от имени компании, он ищет образец письма в книге.
Полгода назад в калининградском офисе «1С-Битрикс» придумали «рандомные обеды», чтобы новички быстрее осваивались. За первые две недели к чату «рандомных обедов» присоединилось 100 человек из 250. Компания оплачивает половину обеда.
«Участие в обедах добровольное. Сотрудники шлют заявки боту, которого придумали наши разработчики. Бот обрабатывает заявки. Случайный генератор чисел собирает группы по четыре человека. Затем участники попадают в чат, где они выбирают время обеда и кафе. Бот шлет в чат шутки», — рассказывает Юрий Николаев.
Сотрудники во время обедов рассказывают о своих интересах, хобби. Это помогает быстрее интегрироваться и познакомиться с коллегами. Топ-менеджеры, включая гендиректора, участвуют в обедах минимум раз в месяц.
В «1С-Битрикс» проводят «посвящение в битриксоиды» на корпоративе. «В прошлом году мы посвящали 80 сотрудников. Забросали их под музыку катушками с нитками, а они в танце сплели “хаотичную паутину отношений”. Это вдохновляет, каждый чувствует себя частью “семьи битриксоидов”», — рассказывает Юрий Николаев.
