Сложности удаленки: как директора решают проблемы
Вы узнаете: с чем пришлось столкнуться компаниям после «изоляции бизнеса» и вынужденной удаленки и что они делали.
Переход на удаленку обходится компании со штатом до 100 сотрудников в 200 тыс. руб., до 500 сотрудников — в 1–3 млн руб.
За месяц с конца марта число россиян, работающих дистанционно, выросло в пять раз, утверждает портал «Работа.ру». «По оценке HeadHunter, переход на удаленку обходится компании со штатом до 100 сотрудников в 200 тыс. руб., до 500 сотрудников — в 1–3 млн руб., крупному бизнесу — в 5 млн руб.», — рассказал гендиректор Научно-испытательного института систем обеспечения комплексной безопасности Игорь Калайда.
«Деньги идут на закупку дополнительных лицензий на ПО и системы безопасности, закупку ноутбуков для сотрудников и др.», — уточняет руководитель пресс-службы HeadHunter Александр Джабаров.
Финансовые затраты — не единственные трудности, которые ждут работодателя при переходе на удаленку. Мы узнали у ваших коллег, какие сложности стали для них ключевыми при переходе на дистанционную работу и как они их оперативно решали.
Недостаток контроля
«При переходе на удаленку сложно далось отсутствие визуального контроля, когда я могу лично подойти, обсудить задачу и по реакции в глазах подчиненного увидеть, правильно ли он меня понял», — делится переживаниями Ренат Усманов, директор по стратегии франшизы логистического агрегатора «Союзгруз».
Решение. Компании используют для контроля сотрудников системы учета рабочего времени, отчеты, четкие KPI, общение в общих чатах, мессенджерах, органайзеры задач, например Trello.
«Мы следим за сроками задач в task-менеджере: прописываем исполнителей, дедлайны. У каждого направления есть тимлид — его задача в том числе следить за сотрудниками. Если видим проблемы с качеством, узнаем у сотрудника причину, помогаем решить», — делится опытом основатель системы поиска вакансий «ГородРабот» Федор Голубев.
Отдельный сотрудник, который контролирует остальных, — популярная практика. Например, в рекламной компании «АдверСтайл Мск» за удаленный контроль отвечает оператор, который звонит заказчикам и узнает о качестве работы.
В компании сервисного дизайна AIC топ-менеджмент использует для контроля сотрудников и организации совместной работы сервис Figma. «Мы в реальном времени смотрим, что делает сотрудник. Это гораздо эффективнее, чем постоянные “подпинывания” в офисе», — рассказывает генеральный директор компании Антон Виноградов.
Сервис аренды вещей Next2U использует Trello для контроля задач и дедлайнов. «У каждого сотрудника есть доска, которую могут посмотреть коллеги по направлению и руководители. Мы учитываем на досках все задачи, составляем планы работ. Видим, кто чем занят, когда ждать выполнения задач, где какая задача зависла и нужна ли помощь», — говорит сооснователь сервиса Екатерина Крайванова.
Большинство компаний для контроля удаленщиков используют планы работ и отчетности. «У каждого, включая меня, есть недельный план работ. Мы подводим итоги и фиксируем результаты. Статистику и динамику видят все. В конце дня каждый сотрудник присылает линейному руководителю отчет о том, что сделал вчера, что планирует сегодня. Так мы видим завалы и расставляем приоритеты», — делится опытом директор оптовой компании «Сигналэлектроникс» Анастасия Симагина.
В рекрутинговом агентстве Selecty у сотрудников четкий KPI: 10 резюме в неделю, два закрытых проекта в месяц, отсутствие пустых проектов. «Мы ставим детальный план по проекту в понедельник, далее я и сотрудник контролируем его исполнение, в среду подводим промежуточные итоги, в пятницу собираем результаты. Если сотрудник не выполнил KPI, он дорабатывает результат в выходные», — рассказывает управляющий партнер агентства Арсений Федоткин.
Потеря фокуса у сотрудников
«Для многих наших сотрудников это первый опыт работы из дома в течение полноценной недели. Некоторые из них столкнулись с тем, что в домашних условиях сложно изолировать рабочее место, деть куда-то детей и животных, еще при этом организовать быт», — говорит гендиректор сервиса для запуска рекламных кампаний Click.ru Дмитрий Жохов.
Решение. «Некоторые сотрудники уже работали самоорганизованно на удаленке. С их помощью мы составили для новичков “советы бывалых” по организации времени и пространства, ежедневному планированию, по отчетам о проделанной работе», — говорит собственник и генеральный директор компании по проведению бизнес-тренингов «Практики управления» Екатерина Медникова. Через две недели люди показали результаты, сопоставимые с очной работой.
«Важно обсудить с семьей: когда вы работаете, вас не отвлекают. Если нет возможности уйти в другую комнату, договоритесь с родными, что они воспринимают это время как рабочее, вас словно нет дома», — советует Константин Барсуков, директор по развитию ГК «БЕСТ-Недвижимость».
Некоторые компании идут на радикальные меры и увольняют сотрудников, которым сложно адаптироваться на удаленке.
Некоторые компании идут на радикальные меры и увольняют сотрудников, которым сложно адаптироваться к работе на удаленке
«Один из продажников на удаленке потерял продуктивность. Дома с тремя детьми он не находил времени на работу. В итоге терял теплых клиентов и быстро сократил свою деятельность до 10 процентов от KPI. Я не имею права тратить запасы компании на сотрудника, который не приносит пользу. Несмотря на его семейную ситуацию, пришлось расстаться, выплатив максимальную компенсацию», — говорит Екатерина Медникова.
Недостаток взаимодействия в команде
«Для нас главная сложность работы из дома — отсутствие живой коммуникации. Никакая видеосвязь не может компенсировать совещаний. Мы готовы к тому, что эффективность компании просядет на 10, а то и на 20 процентов», — прогнозирует Андрей Бронецкий, гендиректор сервиса интернет-знакомств «Мамба».
В компании «Контур» сотрудники позитивно восприняли удаленку, но некоторые уже после первой недели начали проситься в офис, им не хватало общения с коллегами.
Решение. Чтобы наладить эффективную коммуникацию, нужны ежедневные ритуалы. Например, планерки по Skype, Zoom, FaceTime, общение в мессенджерах.
В московском филиале компании «Контур» ощущение команды помогает поддерживать внутренняя соцсеть «Стафф». «Здесь мы публикуем новости, проводим мотивационные конкурсы, тренинги, поддерживаем сообщества по интересам», — рассказывает Кирилл Синицын, директор московского филиала компании «Контур».
«Чтобы поддержать сотрудников, вместо официального корпоративного newsletter запустили Telegram-канал. Публикуем новости, рекомендации, как пережить самоизоляцию, даем ссылки на бесплатные ресурсы, материалы по борьбе с тревожностью, онлайн-трансляции театров и музеев», — рассказывает Юлия Липатова, гендиректор агентства делового туризма «Аэроклуб».
«Мы используем “Google Календарь”, прописали культуру назначения встреч, планируем все созвоны. В Skype сотрудник может не отвечать на сообщение оперативно, а если пишут в WhatsApp — значит, вопрос срочный и ответить нужно как можно быстрее», — делится опытом генеральный директор сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Александр Красс.
«Мы стали активно использовать Zoom и даже приобрели платные аккаунты. Есть негласное правило: мы должны обязательно видеть человека по видео. Общаться с черным экраном тяжело», — рассказывает Замир Шухов, генеральный директор Global Venture Alliance Gva.vc.
Потеря доверия клиентов
Специфика работы некоторых компаний подразумевает очное присутствие клиента. Удаленка стала для них испытанием, но многие перестроились и решили проблему дистанционно.
Руководители столкнулись с тем, что «домашнее оборудование сотрудников не тянет», у кого-то слабый интернет
Решение. «Наша компания занимается digital-трансформацией бизнеса, UX и дизайном. Клиенту важны личные встречи, офлайн-общение», — говорит Антон Виноградов.
В компании AIC для партнеров открыли календари руководителей и менеджеров в Zoom. «Клиенты и партнеры могут забронировать время для видеовстречи на 15 и 30 минут. Календари открыты пару часов в день», — рассказывает Антон Виноградов.
Агрегатор кухонных фабрик KitcheNet также перенес общение с заказчиками в Zoom, чтобы не терять клиентов. «Дизайнер созванивается с клиентом по видеосвязи. Делает проект и рассчитывает его стоимость на фабриках, которые подходят по критериям клиента», — делится наработками директор агрегатора KitcheNet Семен Прибылов.
Затем дизайнер включает трансляцию экрана, и в режиме онлайн они с клиентом создают проект. Для клиента такой формат удобен и безопасен. Он не тратит время на дорогу в офис и заранее понимает стоимость проекта.
«Конверсия в такую встречу в четыре раза выше, чем во встречу в офисе. Когда все мебельные центры закрываются, количество заявок в нашу компанию выросло в четыре раза, а их стоимость сократилась в три раза», — дополнил Семен Прибылов.
В компании «АдверСтайл Мск» все коммуникации с клиентом после введения режима самоизоляции происходят по телефону. Для этого внедрили CRM-систему (amoCRM) и виртуальную АТС. Все звонки поступают сперва в CRM и распределяются между менеджерами по направлению.
«Каждый менеджер взял корпоративный мобильный телефон с собой. Теперь, когда заказчик звонит впервые, он попадает на одного из дежурных менеджеров, получает первичную консультацию. Когда тот же клиент звонит повторно, то благодаря CRM попадает на специалиста, который его уже консультировал. Клиену не приходится повторять свой запрос», — рассказывает Елена Корнилова, генеральный директор компании «АдверСтайл Мск».
Слабая домашняя техника
Для компаний, не привыкших работать дистанционно, сложно выстроить этот процесс технически. Многие руководители столкнулись с тем, что «домашнее оборудование сотрудников не тянет», у кого-то слабый интернет, а у кого-то и вовсе нет компьютера.
В Центре развития бизнеса и карьеры «Перспектива» после перехода на удаленку работа едва не встала. «Мы работаем в поисковиках hh.ru и superjob.ru. С ними все строго: “протокол безопасности не пропускает неизвестные ip-адреса”. Мы не смогли подключить домашние компьютеры сотрудников без разрешения провайдера», — рассказывает генеральный директор Центра «Перспектива» Наталья Сторожева.
Вдобавок у многих сотрудников оказался слабый интернет, а компьютер главбуха был захвачен вирусами.
Решение. В Центре «Перспектива» все проблемы очно решил программист. В некоторых компаниях пошли дальше.
«У 10 процентов сотрудников не было современных компьютеров. Нам было проще докупить им эту технику. Некоторым также купили принтеры, мониторы. Перед началом работ IT-служба разработала инструкцию по подключению, разослала ее всем сотрудникам и связывалась с теми, у кого возникали сложности», — делится опытом Евгений Кошкаров, вице-президент группы компаний грузовых перевозок «Аривист».
В «Аривисте» при переходе на дистанционную работу начали «вылетать» лицензионные программы. Проблему решают удаленно с разработчиками и дистрибьюторами.
В компании «Мамба» сотрудникам разрешили забрать домой офисную технику и настроили удаленный доступ.
«Сотрудники заполнили заявление на имя исполнительного директора компании, в котором перечислили нужное оборудование, указали инвентарный номер. Затем подтвердили, что техника получена в исправном виде и они несут за нее ответственность. После оформления и подписи получили пропуск для охраны и забрали технику из бизнес-центра», — рассказывает Андрей Бронецкий.
В сервисе автоматизации документооборота Solar-staff.com у каждого сотрудника узнали, что ему необходимо для работы.
«Сотрудникам отдела документооборота привезли домой принтеры и копиры, закупили канцелярские товары», — рассказывает основатель и директор по развитию интернет-сервиса Solar-staff.com Павел Шинкаренко. Так в компании избежали ситуаций, когда блокировалась работа из-за нехватки оборудования.
