Как провести мозговой штурм, чтобы найти решение и не разругаться

Мозговые штурмы базируются на двух принципах — количество вместо качества и отказ от осуждения. Но это также и рецепт для хаоса.

В этой статье — опыт руководителей, которые научились проводить мозговые штурмы так, чтобы они не превращались в чемпионат по крику.

Я сначала придумываю сценарий мозгового штурма. В него входят вопросы, которые мы будем обсуждать, тезисы и варианты описания результата — чего мы хотим добиться в итоге. Этот сценарий помогает команде сфокусироваться.

Далее я выбираю сотрудников, которые будут принимать участие в мозговом штурме. Заранее рассылаю им сценарий, сообщаю о дате и времени собрания и прошу перенести все их задачи.

Результаты проведения мероприятия мы фиксируем на интерактивной доске или в «Битрикс24». По итогам мозгового штурма в конце мероприятия ставим задачи для сотрудников. Важно, чтобы реализация плана или проверки гипотез начинались сразу после мозгового штурма. Иначе получается, что поговорили и разошлись.

Основное правило, которым мы используем на мозговых штурмах, — тайминг. Ограничение по времени стимулирует выступающего структурировать свои мысли, высказывать все предложения.

Также нельзя перебивать говорящего, даже если появилась какая-то идея. Это сбивает человека с мысли, мешает созданию продуктивной дискуссии.

Мозговой штурм состоит у нас из двух частей. Сначала участники предлагают новые идеи. Затем мы обсуждаем уже озвученные мысли. Важно разделять эти этапы.

При мозговом штурме надо записывать все идеи, даже если они кажутся неудачными. Потому что смысл мозгового штурма — придумать как можно больше способов решения проблемы за короткое время.

Нужно, чтобы участники процесса выключили фильтр «плохих» и «хороших» предложений. Это помогает посмотреть на проблему под новым углом.

В мозговых штурмах главное — умение слышать друг друга. Также важно создать приятную и комфортную атмосферу. Например, мы с командой собираемся в выходной день. Выполняем упражнения для тимбилдинга, заказываем мини-фуршет с угощениями. В такой уютной и неофициальной обстановке мы общаемся и обмениваемся идеями.

У нас команда работает удаленно. Поэтому проводим мозговые штурмы, используя доску Miro. В ней хватает удобных инструментов. Например, карточки подходят для того, чтобы накидывать идеи. В сервисе — функции голосования и таймеры.

Есть несколько правил:

• следовать плану мозгового штурма;
• не критиковать идеи на первом этапе;
• следить за таймингом;
• в конце штурма должно быть выбрано оптимальное решение.

Иногда в ходе работы находим несколько подходящих решений. Мы даже сталкивались с конфликтами в команде, когда люди активно поддерживали разные варианты. Тогда ввели правило: итоговое решение всегда принимает сотрудник, который несет ответственность за выполнение задачи. Это помогло нам избежать лишних споров и ускорить процесс.

В мозговых штурмах есть три основные роли, на которые надо назначить сотрудников.

Первая роль — модератор. Группа, в которой больше двух человек, обсуждающих идею, превращается в балаган, если нет строгой дисциплины. Модератор управляет ходом дискуссии, удерживает дисциплину, не допускает критики.

Выбираем по личным качествам. Важно, чтобы человек был «теплым» и умел слушать. Например, в качестве модератора мозгового штурма в отделе продаж выступала тренер по продажам.

Модератор озвучивает правила в начале мозгового штурма, следит за регламентом и не дает отклониться от темы. Кроме того:

• обеспечивает техподготовку мероприятия;
• рассылает анонсы и раздаточные материалы;
• управляет дискуссией и дает слово участникам;
• собирает обратную связь после мозгового штурма;
• передает команде результаты мероприятия.

Вторая роль — секретарь. Он показывает презентационные материалы во время дискуссии, протоколирует идеи. Если встреча проходит в онлайне, с его экрана демонстрируется протокол, и команда видит список идей. Он следит за ходом дискуссии и выдает в чате предупреждения при споре.

Третья роль — эксперт. Он поддерживает высокий темп и динамику мозгового штурма, генерирует идеи. Эксперт должен первым задавать вопросы и первым предлагать решения. Смысл в том, чтобы запустить обсуждение и задать темп дискуссии, направить ее, чтобы снять блок для остальной команды.

Эксперт не должен критиковать и зацикливаться на собственной точке зрения. Его выступления не должны быть длиннее одной минуты — лучше несколько коротких выступлений, чем одно длинное. Эксперт не должен поправлять модератора публично — только после мозгового штурма, давая обратную связь.

Все остальные присутствующие — участники. Они должны генерировать идеи по рассматриваемым кейсам, строго соблюдая регламент мозгового штурма. В противном случае все будут высказываться одновременно, перебивать друг друга, и штурм провалится.

Участник не должен зацикливаться на своей точке зрения. Цель команды — придумать максимум идей и выйти за рамки своей точки зрения. Поэтому критиковать идеи команды тоже не стоит. Критика мешает творчеству.