Автоматизация бизнеса: взгляд собственника

Три года назад мы решили экспортировать наши препараты в Европу. Там все производственные регламенты жестче, чем в России. Чтобы их соблюдать, необходима автоматизированная система. У нас же на тот момент многое было на бумаге и в разных программах. Поэтому было важно объединить все автоматизированные и неавтоматизированные процессы.

Внедрение автоматизированной системы — повод посмотреть на работу компании со стороны. Мы, например, провели ревизию всех бизнес-процессов, и нам стало ясно, как оптимизировать работу. Автоматизация повышает производительность, информированность и прозрачность, ускоряет получение данных для аналитики.

Ни одно внедрение автоматизированной системы не обходится без участия первых лиц. Нет внимания владельца или директора — начинается саботаж. Поэтому я, владелец и руководитель, стал идейным вдохновителем и идеологом проекта автоматизации. Стартовый контроль и выбор подрядчиков были на мне. Конкретные задачи по автоматизации отдельных блоков делегировал начальникам подразделений, контролируя процесс по реперным точкам.

Почему внедрили новое решение, а не стали дорабатывать старое

Раньше мы работали с «1С:Управление производственным предприятием». Но полноценно до какого‑то момента это решение не использовали, а потом оно устарело, потребовалось дописывать или докупать новые модули.

Подсчитали, что доработка старой программы будет стоить нам примерно половину стоимости новой, которая не уступает по функционалу. Поэтому задумались о замене автоматизированной системы. Выбор пал на систему «1С:ERP Управление предприятием». Мы планируем работать в ней ближайшие десять лет.

Главная задача

Главной задачей было перевести в программу процессы, которые мы контролировали или делали на бумаге. Придумывать что‑то новое было не нужно, только перенести все как есть. Конечно, не все в описанных в регламентах процессах было идеально. Если мы по ходу дела решали, что какое‑то описание устарело, то меняли его, но делали это вместе с теми, кто будет работать с данным регламентом.

Оцифровав все бумажные процессы, продолжаем вносить в них изменения. Постоянно издаются новые требования Росздравнадзора и Роспотребнадзора, и мы обязаны им соответствовать.

Этапы автоматизации

Процесс занял примерно год. Мы разработали график внедрения. Автоматизация шла по блокам. График визуализировал этот процесс: подсказывал даты начала и окончания, имена ответственных, задачи.

Прежде всего автоматизировали управление закупками — к 25 мая 2016 года. Затем шли сразу три блока: управление продажами, управление запасами и управление качеством (входной контроль сырья и материалов) — к 1 июня 2016 года. Далее два блока: управление производством и управление качеством (полуфабрикатов и готовой продукции) — к 8 ноября 2016 года. В последнюю очередь автоматизировали бухгалтерию и управленческий учет — к 29 декабря 2016 года.

Фрагмент графика реализации проекта автоматизации (скачать целиком)

Как сотрудники работают с программой

Мы маленькая компания, в штате 70 человек, но автоматизированы почти все рабочие места. Не охвачены только водители и уборщицы. В следующем году подключим к общей системе водителей. Благодаря новым возможностям системы упростим формирование путевых листов. Маршрут, точки доставки или загрузки на маршруте, расход бензина, пробеги система будет определять и вычислять автоматически.

У всех работников в системе определены роли. У каждого есть отдельный логин и пароль. У некоторых — электронные цифровые подписи для верификации всех их действий с юридической точки зрения. Каждый получает в программе задачи и отчитывается об их выполнении.

Офисные сотрудники работают с программой на компьютерах, рабочие — на планшетах. Планшеты у рабочих корпоративные, на них заблокировано все, кроме программы. Я могу заходить в программу и с компьютера, и с планшета, и с телефона. Также настроили удаленный доступ на ноутбуки специалистов, которые часто ездят в командировки.

Список задач оператора производства, которые подсказывает программа

Окно программы, которое видит рабочий производства при выполнении операции

Мы фиксируем все записи о процессе изготовления медицинского изделия. Это необходимо, чтобы сохранить точность рецептур и времени для контроля качества.

Раньше рабочие заносили эту информацию на бумагу. Но мы не смогли отказаться от нее даже после автоматизации. На бумаге удобнее записывать все навески — для оперативности. Иначе приходится каждый раз снимать перчатки и нажимать кнопки на планшете. Эту бумажную операцию мы пока оставили как есть, найдем программное решение позже. В конце работы сотрудники переносят данные с бумаги в программу.

Все данные, которые раньше записывали на бумаге, храним в архиве. Переносить их в программу не нужно, так как обращаемся к информации только в случае получения рекламации.

Кому было сложнее всего при автоматизации

Наибольшие трудности были у отдела продаж, потому что его сотрудники слишком привыкли к старым схемам и прежнему интерфейсу. Признаюсь, обучить новых людей было проще, чем переучить старых. Максимальное количество жалоб я получал именно от продавцов. Чаще всего сетовали, что «не работает». Я даже заготовил шаблонную фразу в качестве ответа на подобные жалобы: «Все получится, все исправим!»

Причину проблемы каждый раз разбирали со штатным программистом и сотрудниками подрядчика. В большинстве случаев оказывалось, что продавцы не читали инструкцию к программе. Пережили первую неделю — с жалобами и недовольством, и стало заметно легче. Даже это время с постоянными жалобами не выбило меня из колеи. Без крепких нервов заниматься бизнесом в России невозможно!

На производстве, что удивительно, проблем при внедрении практически не было, хотя не у всех рабочих был опыт обращения со смартфонами и планшетами. Мы обучили людей, и уже через два часа они спокойно работали в программе.

Только один из двух начальников производства так и не освоил планшет и не хочет этого делать. Ему 75 лет, и на все мои просьбы пересмотреть позицию он неизменно отвечает: «Куда уж мне?» Но сложно заменить гениального производственного технолога, поэтому всю работу на компьютере делает за него заместитель.

Проблемы

Внедрение прошло гладко. Никто не уволился из‑за автоматизации и неизбежного изменения технологии работы — считаю, это уже большой плюс. Сложностей за весь годовой процесс внедрения было всего две.

Ошибка сотрудника при работе с программой. Программа требует резервировать сырье в цеховой кладовой, чтобы оно списалось в производство. Для бухгалтерии резервирование — незавершенное производство.

Через месяц после начала работы в программе один диспетчер обнаружил, что можно сразу перенести почти весь склад в цеховую кладовую и все будет постепенно списываться само. Мы очень быстро поняли, почему склад опустел. Поругали диспетчера, и больше подобных случаев ни разу не происходило.

Проблемы с переносом данных. Мы допустили одну ошибку — внедрили склад производства после склада готовой продукции. Надо было делать это одновременно и сначала. А так сотрудники работали сразу в старой и новой программе и из‑за проблем с обменом данных получили чудовищные расхождения по инвентаризации. Решить эту проблему было уже невозможно. Мы просто махнули рукой и списали все минусы в убыток.

Результаты

Новая автоматизированная система позволила оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы компании и сотрудников. Стало ясно, какие отчеты и печатные формы стоит добавить, чтобы ускорить производственный процесс.

Мы стали оперативно получать отчетные данные производства. Появились новые возможности для анализа работы производственных подразделений. Это дало нам пищу для размышлений: как оптимизировать производство с минимальными затратами, как снизить себестоимость, как выявить и «расшить» узкие места, как нарастить объемы выпуска.

Всю информацию о производстве теперь фиксируем строго по регламенту. Автоматизирован входной контроль сырья. Продукты отслеживаем и контролируем в течение всего срока их жизни. Более того, наладили систему, когда непроверенное сырье просто не может поступить в работу.

Оптимизировали работу технологов и диспетчеров производств. Ранее диспетчеры тратили много времени на перевод в электронный вид всех рецептур и процессов, теперь, когда все оцифровано, диспетчеры просто выбирают из списка нужный пункт. В результате задания на производство стали быстрее запускаться в работу.

Организовали посерийный учет готовой продукции. В блоке «Продажи» реализовали автоматическое списание по сериям, чего раньше у нас не было. Благодаря этому мы всегда знаем, что реально есть на складе, а что уже уехало к клиенту.

Кроме того, благодаря новой автоматизированной ERP-системе мы как минимум на 30% повысили скорость оплаты счетов. Теперь все заявки на оплату идут на основании договоров и счетов из одной системы и нам не надо повторно вводить данные.

Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените эту статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте www.e.gd.ru).