10 типичных отмазок проблемного дебитора: как с ними работать

В опросе подписчиков журнала «Генеральный Директор» ни один руководитель не выбрал вариант «Не бывает просроченной дебиторки». С проблемой сталкиваются все. В одних случаях можно вернуть долг и сохранить хорошие отношения, в других — нет. Зависит от того, как контрагент оправдывает задержку оплаты.

С помощью Алексея Кобзева, основателя юрфирмы «АС-Консалтинг», мы разобрали, как реагировать на типичные отмазки компаний-должников, чтобы вернуть свои деньги.

Как действовать: набраться терпения и вести переговоры

Главное в статье СкрытьСредние, мелкие компании, муниципальные организации, предприниматели сами часто сталкиваются с некачественным финансированием и не получают оплату от заказчиков. Они просят отсрочки и дисконта. Чтобы оттянуть срок оплаты, оправдываются ошибками бухгалтерии.

Отговорка № 1. «Бухгалтерия забыла оплатить счет».

Есть две вариации в зависимости того, что прописано в договоре. Например, оплата исключительно по факту выставления счета или его получения заказчиком. Это значит, что счет надо отправлять заказным письмом через «Почту России» с уведомлением о вручении. Второй вариант — оплата исключительно по факту приемки работ или товара. Расшифровывается так: если заказчик не подписал акт или накладную, то правовых оснований для оплаты нет.

Отговорка № 2. «Временные трудности или кассовый разрыв — на днях оплатим».

Клиенты нашей компании — преимущественно небольшие организации или ИП, владельцы одного-двух магазинов бижутерии и аксессуаров. С большинством мы работаем на протяжении нескольких лет. Некоторым давним партнерам поставляем товар с отсрочкой или рассрочкой платежа и иногда сталкиваемся с задержкой оплаты.

Чаще всего товар не оплачивают вовремя из-за стечения обстоятельств. Например:

• возникли незапланированные расходы на замену разбитой витрины или оборудования;
• клиент закупил сезонные товары с расчетом на период дождей, который не оправдался;
• торговый центр ремонтирует входную группу, из-за чего снизился поток покупателей и оборот торговой точки.

Подобные случаи часто происходят с малым бизнесом и создают трудности с возвратом долга. Нужно понимать такие ситуации и пытаться совместно найти решение. Если мы можем помочь, то помогаем.

Если наш товар не удалось продать, рассматриваем возврат или обмен изделий. Наверняка мы продадим эти украшения другим партнерам. Возврат уменьшает сумму долга, а обмен дает возможность предложить конечным потребителям новые товары и «растолкать» торговлю.

Если клиент продал товар, а деньги потратил на текущие расходы бизнеса, приходится искать другие варианты. Средства у должника появятся только при новых продажах, а значит, ему нужен новый товар. Однако поставлять продукцию компании, которая и так уже должна, опасно. У нас в такой ситуации сработала следующая схема.

Должник прислал новый заказ и получил счет на сумму выше стоимости товара в заказе. Например, клиент оплатил счет на 50 тыс. руб., а товар получил на 40 тыс. и за пять таких заказов погасил долг.

Отговорка № 3. «Нужен дисконт». Означает, что сейчас есть средства, но их недостаточно для полной оплаты, а когда появятся — «не знаю».

В первых трех случаях трудно испортить отношения с должником. Адекватный руководитель всегда найдет компромисс. Важен качественный документооборот, а дисконт можно заменить небольшой рассрочкой.

Если оппонента такой подход не устраивает, то, возможно, это завуалированный способ получить скидку, но долг не возвращать. В русском списке Forbes есть любители таких игр. В подобной ситуации можно попробовать обменять дисконт на поручительство собственника или другие преференции. Если не получается — обращаться в суд.

Научите своих менеджеров. В половине компаний возвратом дебиторки занимаются менеджеры по продажам, заключавшие сделку. Их задача — получить деньги с клиента так, чтобы он продолжил закупать товар у вас и не ушел к конкурентам. Не все менеджеры знают, как правильно вести переговоры о возврате долга, чтобы не испортить отношения с контрагентом.

Возьмем ситуацию: контрагент не оплатил вашу поставку вовремя. Это компания средних размеров, которая давно известна на рынке. До этого у вас было несколько небольших сделок, которые фирма оплачивала вовремя, но по последней поставке образовалась просроченная дебиторка.

Объемы закупок некритичны, но важны для вас. Клиент кажется перспективным, и есть желание продолжать сотрудничать. Просроченный долг выглядит как случайное стечение обстоятельств, а не попытка уклониться от оплаты.

Главные правила для менеджера.

1. Сразу извещать непосредственного руководителя, если клиент не платит вовремя. В идеале должно быть налажено взаимодействие с финансовой и юридической службами компании. Например, финансовая служба информирует менеджера о просрочке, тому дается 10 дней на решение вопроса с помощью переговоров, а после этого включается юридический отдел.

2. Не ждать действий от должника. На первых этапах менеджер обязан сохранять дружелюбие, но настойчиво писать, звонить и прояснять ситуацию.

3. Помнить, что его цель — конкретный человек, а не компания в целом. Неважно, с кем менеджер контактирует — с начальником снабжения или генеральным директором. Может быть так, что в юридическом плане ваш контрагент ничего не боится, а вот конкретные люди опасаются за свою репутацию. Задача — найти точки воздействия. Если же контактное лицо ведет себя подозрительно, то, возможно, стоит сразу переходить к юридическим методам.

4. Не конфликтовать и не вступать в борьбу. Задача менеджера — именно договориться, а не сделать клиента врагом и потерять его. Даже если удастся вернуть долг. Не стоит портить отношения с контактным лицом контрагента: этот человек может перейти работать в другую компанию, а плохие отношения останутся.

Процедура взыскания дебиторской задолженности прописана в кредитной политике. Сам документ был принят более 10 лет назад, но актуализируем его в среднем раз в год. Сначала направляем два уведомления о необходимости оплаты, пока еще срок не истек (работают автоинформаторы). Если наступила просрочка, то блокируются отгрузки. Далее идут официальные письма о необходимости оплаты просроченной дебиторки. Через месяц, если долг не оплачен, подаем в суд.

Действия по возврату долгов распределены между подразделениями. Официальными бумагами занимается кредитный отдел. В «коммерческой плоскости» с клиентом коммуницирует сейлз-менеджер, который за ним закреплен.

У нас есть примерно три десятка крупных клиентов, которых мы выделяем. К ним стандартные политики применяем с оговорками, но эти исключения подлежат одобрению кредитным комитетом (это не то же самое, что кредитный отдел).

Порой достаточно просто «напомнить» клиенту, что он должен деньги. К сожалению, у многих практика такова, что, пока не скажешь, они и не платят. Хорошо работают блокировка отгрузок и обращение в суд. Большинству хватает даже уведомления о том, что мы идем в суд. Этого не надо бояться.

Как действовать: настаивать и занудствовать

Крупные должники и госструктуры любят тестировать кредитора на компетентность. Они пользуются своим положением, чтобы не возвращать долг или отсрочить оплату. Они могут выдвигать претензии к количеству или качеству товара или вовсе отказаться платить без объяснений.

Отговорка № 4. «Появятся деньги — отдам».

Это неопределенная позиция, и ее нужно прояснять. Например, требовать предоставить план выхода из кризиса и контролировать его исполнение. Если контрагент не идет на контакт, придется портить отношения.

Заказчик принял мое предложение по тендеру, мы заключили договор, по которому я исполнил все свои обязательства. Однако платить не спешили: сроки уже вышли, а меня каждый раз отправляли в офис к финдиректору. Разговоры заканчивались ничем. Финдиректор говорил, что денег нет и не предвидится в ближайшее время, а потом перестал брать трубку. Тогда я написал письмо о том, что выставляю их долг на продажу. Оригиналы договора и закрывающих документов были у меня на руках. Видимо, они хотели получить с меня мзду и нарочно затягивали с оплатой, потому что предприятие было большое и прибыльное. После начала официальной переписки стала поступать оплата, и долг закрыли.

Отговорка № 5. «По другому договору у вас долг перед нами — оплатите вы, тогда и мы вам оплатим».

Позиция зачета встречных обязательств урегулирована статьей 410 ГК.

Отговорка № 6. «Простите часть долга или весь долг, а я вам новые заказы дам».

Прощать ли долги за новые заказы, каждый решает для себя сам. Стоит просчитать экономику и политику работы с таким заказчиком. Будут ли заказы? Окупят ли они дисконт? Не приведут ли к новым долгам? Анализируем контрагента. Смотрим, как он ведет себя с другими исполнителями или поставщиками, ищем проблемы в финансах.

Отговорка № 7. «Все равно все пропало, у меня ничего нет и не будет, ничего не получилось».

Особое место занимают пессимистично настроенные бизнесмены, у которых ничего не получается. Если оно того стоит, помогайте им, заводите в контракты, забирайте другой дебиторкой, имуществом, долями в бизнесе. Главное — помнить, что в большинстве случаев поднять утонувший корабль дороже, чем построить новый.

Отговорка № 8. «Нет правовых оснований для возврата долга».

Например, когда работаете с государством, Бюджетный кодекс не предусматривает добровольного погашения задолженности. А местным администрациям нередко нужно вносить поправки в бюджет для возврата долга, и обычно это занимает не меньше года.

С государственными или муниципальными организациями вы не испортите отношения, если подадите иск в суд. Они к этому привычны и относятся к судам спокойно.

Отдельная категория — компании, которые исполняют крупные государственные заказы, участвуют в «комсомольских стройках». Фирмы, близкие к госкорпорациям, министерствам и учреждениям, а также предприятия ЖКХ нужно анализировать во время работы с ними. Тут важно не упустить момент, когда сменится политика компании и она начнет формировать огромный пул проблемной задолженности.

Примером могут быть результаты олимпийской стройки и строительства космодрома «Восточный». На начальных этапах, когда средства только выделили из бюджета, подрядчики платили исправно, но дальше деньги быстро заканчивались, а долги перед субподрядчиками росли. Сфера ЖКХ знаменита тем, что компании постоянно сменяют друг друга, набирают долги и банкротятся. Тут тоже поможет только своевременный выход из сделки.

Как действовать: звать коллекторов и идти в суд

В некоторых случаях не стоит пытаться сохранить хорошие отношения. Чтобы вернуть свои деньги, придется сразу действовать правовыми методами: направлять претензии, судиться.

Отговорка № 9. «Не отдам — вы мне все равно ничего противопоставить не сможете. А если что, ждите заявление о вымогательстве».

Заказчик отказывался отдавать подписанные документы на поставленный товар. Начальник снабжения и директор завода прикрывали друг друга по всем вопросам.

Тогда я нашел вышестоящую организацию и связался с ее юристами. Показал им договор, подтверждающие документы моих поставщиков, которые отгружали товар заказчику, а также подпись ответственного за приемку груза.

На заводе провели служебную проверку и по ее итогам нашли крупные недостачи. Мое обращение оказалось одним из многих, которые поступили и от других поставщиков, на более крупные суммы.

В результате пришлось ждать, когда сменят директора и начальника снабжения, — только после этого поступила оплата. Я не стал прекращать работу с этим подразделением и по-прежнему вел отгрузки, по которым также были задержки. К концу года все долги были погашены.

Отговорка №10. «Мы все равно банкроты — идите в реестр требований кредиторов».

Бывают и другие позиции должников, но главное — выявить их еще до заключения сделки. Самые проблемные позиции — последние две. С такими должниками сохранить отношения не получится. Но их проще всего раскрыть при первоначальном анализе.

В компании «Балтика» работу с дебиторской задолженностью регулирует кредитная политика. В ней отражены требования и порядок, согласно которым мы предоставляем кредиты клиентам.

Всех клиентов делим по каналам продаж. Для каждого канала подробно описан порядок предоставления кредитных условий с учетом условий рынка: допустимые кредитные лимиты, максимальные отсрочки платежа, необходимое обеспечение и др. В качестве обеспечения принимаем обеспечительный платеж, банковские гарантии и векселя от аккредитованных нами банков.

В учетной системе у нас настроен автоматический контроль за тем, чтобы клиенты не превышали кредитный лимит и соблюдали сроки погашения. Если возникает просроченная дебиторка, то система автоматически блокирует отгрузку продукции. Поставка возобновляется только после погашения долга либо если составляем индивидуальный график выплат.

Кредитный лимит клиентов зависит от размера предоставленного обеспечения. Если клиенты работают по предварительной оплате, то ограничений на отгрузки нет и обеспечение не требуется. Все отклонения от кредитной политики рассматриваем на ежемесячном кредитном комитете.

Компания «Балтика» пользуется регламентом для претензионно-исковой работы, списания кредиторской и дебиторской задолженности, а также возврата кредиторской задолженности покупателей. Образцы документов можно скачать в электронной версии журнала: e.gd.ru/745343.

Как проанализировать, вернут ли долг вовремя

Чтобы провести анализ рисков, действуйте в несколько шагов.

1. Изучите картотеку арбитражных дел на сайте kad.arbitr.ru.

2. Проведите финансовый анализ на основании данных государственной службы статистики: gsk.ru.

3. Получите информацию из банка данных исполнительных производств по адресу fssprus.ru/iss/Ip.

Сервис службы государственной статистики бесплатно предоставляет доступ к статистической отчетности компаний. Также можно воспользоваться сервисом «Проверка контрагентов» на сайте gd.1cont.ru.

Акционерные общества часто публикуют отчетность на официальных сайтах. По отчетам можно посмотреть, как компания работала с контрагентами в прошлые периоды.

При наличии информации о том, что контрагент не всегда добросовестно исполняет обязательства, требуйте поручительства, гарантии, залоги. Если данные покажут, что компания отвратительно работает с контрагентами, то в сделку не заходите.

Некоторые компании изначально проектные: создаются под один или несколько проектов. В период реализации проекта с ними работать можно. Но ближе к завершению появятся проблемы: большое число исков, сводные исполнительные производства, громкие скандалы в отношении менеджмента. Отношения получится сохранить, только если вовремя выйти из сделки.

Когда договориться с должником невозможно, используйте методы принудительного взыскания.

1. Через банк и без приставов. Если вам известен банк, в котором у должника есть движение средств, то это самый действенный способ вернуть дебиторку. Плюс этого метода в том, что при таком виде взыскания кредитор не зависит от посредника в виде пристава.

Достаточно прийти в банк с определением суда или исполнительным документом. Пишете заявление: «По исполнительному документу прошу взыскать деньги…». Оставляете адрес, прикладываете документы. Решение суда исполнят через несколько минут после того, как банк составит инкассовое поручение.

Главный вопрос: как выявить тот самый счет? У большинства компаний от двух до нескольких сотен, а иногда и тысяч счетов в разных банках. Источниками необходимой информации в таком случае могут быть:

• справки об открытых счетах из ИФНС;
• сайты госзакупок, которые публикуют документы по госзаказам;
• картотека арбитражных дел.

Можно также обратиться в банки, с которыми работает должник, с постановлением о розыске счетов от пристава. Банки знают своих клиентов и помогают приставам найти нужные счета.

2. Через пристава. Большинство кредиторов пользуются этим методом и предъявляют исполнительный лист в службу судебных приставов. Плюс метода в том, что пристав может:

• наложить арест сразу на все счета должника во всех банках;
• арестовать имущество и реализовать его на торгах;
• арестовать дебиторку должника и обязать его контрагентов переводить средства напрямую на депозит ССП.

Минус в том, что служба судебных приставов работает очень медленно. На каждого пристава приходится по несколько тысяч исполнительных производств, и они не успевают работать со всеми.

Есть решение: закон об исполнительном производстве разрешает взыскателю оказывать помощь приставу-исполнителю. Предъявите не только исполнительный лист, но и справку об открытых счетах должника. От кредитора нужны действия. Помогите приставу составить запросы, развозите их в необходимые инстанции, собирайте ответы и анализируйте их вместе с приставом.

Иногда можно взыскать ущерб с УФССП. Это касается моментов, когда долг не удалось получить по вине пристава. Например, он не совершил арест, взыскание или совершил незаконные действия. Тогда необходимо обязательно доказать, что именно из-за этого стало невозможно взыскать деньги с должника.

3. Через банкротство. Самая сложная и неординарная процедура принудительного взыскания. Иногда решить вопрос с погашением долга можно одной публикацией о намерении обратиться в суд с заявлением о банкротстве. Но бывает так, что суд рассматривает дело о банкротстве годами еще до введения первой процедуры. Должник гасит задолженность перед первым заявителем, через несколько месяцев платит второму и так далее, а заявления кредиторов копятся. Это называется «лестничное банкротство». Самая длинная «лестница» в моей практике насчитывала около 1 тыс. заявителей.

Опасность процедуры еще и в том, что все погашения в период рассмотрения судом дела потом может оспорить арбитражный управляющий.