Два отчета, которые помогут оценивать реальное состояние дебиторской задолженности

Как понять, что происходит с дебиторской задолженностью, если у генерального директора нет экономического образования, а в штате компании отсутствует финансовый аналитик? Дебиторка в 3 млн руб. — это много или мало?

Чтобы не тратить время на изучение условий договоров с клиентами и оценку возможных рисков, я разработал для себя два отчета: о взаиморасчетах с покупателями и о состоянии дебиторской задолженности. Расскажу подробно, какие показатели включать в отчеты и как часто их пересчитывать.

Как составить отчет о взаиморасчетах с покупателями

Если компания работает на условиях отсрочки платежа, то главная задача руководителя — убедиться, что клиенты платят в срок и не злоупотребляют доверием. Отчетам коммерческой службы не всегда можно доверять. Менеджеры заинтересованы в росте продаж и часто соглашаются на невыгодные для компании условия. Например, отгружают товар покупателю, который не оплатил предыдущие поставки.

Отчет о взаиморасчетах с покупателями помогает мне нивелировать риски и контролировать сроки платежей. В Exсel можно создать удобную таблицу, чтобы отслеживать показатели по нескольким контрагентам.

В отчет о взаиморасчетах с покупателями я включаю:

• общие сведения;
• финансовые условия сделок;
• суммы последних платежей;
• информацию о дебиторской задолженности;
• комментарии бухгалтера или коммерческого директора.

Общие сведения. Указываю название компании, номер договора и счета, Ф. И. О. менеджера, который сотрудничает с контрагентом. Так проще контролировать дебиторку по контрагентам и исполнителям — сотрудникам коммерческого отдела.

Финансовые условия сделок. Отражаю в таблице дату и сумму, на которую отгрузили товар, дату оплаты по договору, длительность отсрочки и количество дней, оставшихся до платежа. Обратите внимание, как в договоре прописаны условия об отсрочке — в календарных или рабочих днях.

Сумма последних платежей. Поручите бухгалтеру проверить, какую сумму контрагент оплатил в кассу или перечислил на счет. Информация о последних платежах пригодится, если клиент оплачивает счет частями, например четырьмя равными платежами.

Информация о дебиторской задолженности. Указываю в отчете сумму текущей и просроченной дебиторки, длительность просрочки, пени и штрафы по договору, ожидаемую дату оплаты, общую сумму долга клиента по всем отгрузкам.

Комментарии бухгалтерии. Создайте в отчете поле, где коммерческий директор укажет, какие меры уже предприняли для погашения долга.

Как настроить таблицу для совместной работы

Для удобства создавайте Excel-файл с возможностью совместной работы. Для этого откройте отчет, на вкладке «Рецензирование» выберите «Доступ к книге», в открывшемся окне поставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».

Поручите главбуху еженедельно формировать отчет и выкладывать на локальный сервер компании.

Чтобы снизить риск мошенничества, установите пароль и разграничьте права доступа. Выделите ячейки «Дата отгрузки», «Сумма отгрузки» и «Комментарии». На вкладке «Рецензирование» выберите инструмент «Разрешить изменение диапазонов», в появившемся окне нажмите кнопку «Создать». Укажите имя диапазона, например «Коммерческий отдел». После этого придумайте и подтвердите пароль.

По аналогии выделите ячейки и создайте второй диапазон — «Бухгалтерия», придумайте новый пароль. Воспользуйтесь инструментом «Защитить лист» на вкладке «Рецензирование», укажите третий пароль и подтвердите комбинацию. Сообщите главбуху и коммерческому директору пароли диапазонов. Теперь бухгалтерия и сотрудники коммерческого отдела могут заполнять только отдельные ячейки, к которым вы предоставили доступ.

Какие показатели включить в отчет о состоянии дебиторской задолженности

Отчет о состоянии дебиторской задолженности нужен, чтобы контролировать динамику дебиторки. Его я обычно формирую по итогам II квартала. Для этого использую показатели из отчета о финансовых результатах, бухгалтерского баланса и отчета о взаиморасчетах с покупателями.

В таблице Excel записываю информацию по контрагентам:

• выручку от продаж;
• суммарную и просроченную дебиторскую задолженность;
• период оборота дебиторки;
• коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;
• долю просроченных долгов;
• темпы роста выручки и дебиторской задолженности.

Выручка от продаж. Скопируйте цифры из стр. 2110 отчета о финансовых результатах.

Дебиторская задолженность. Источник данных — стр. 1230 баланса. Чтобы упростить расчеты, использую показатели на конец периода.

Просроченная дебиторка. Сумму найдете в отчете о взаиморасчетах с покупателями, который сформировали на конец квартала.

Период оборота дебиторской задолженности. Здесь указано, сколько дней в среднем уходит у покупателей на погашение долгов. Чтобы рассчитать показатель, дебиторскую задолженность разделите на выручку и умножьте на количество дней в отчетном периоде. Например, в отчете о состоянии ДЗ период оборота дебиторской задолженности в I квартале 2019 года составил 30 дней = (2 477 013 / 7 381 920) 90.

Если показатель растет, пересмотрите условия отсрочки платежа для клиентов.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Если показатель растет — динамика дебиторской задолженности положительная, компания сокращает отсрочку платежей и число неплатежеспособных клиентов. Чтобы рассчитать коэффициент, выручку разделите на дебиторскую задолженность. Например, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в I квартале 2019 года равен 3 =  (7 381 920 / 2 477 013).

Доля просроченной дебиторки. Рассчитайте как разность просроченной и суммарной дебиторской задолженности. Например, в I квартале 2019 года эта доля составляет 20% = (487 029 / 2 477 013) 100.

Чем ниже показатель, тем меньше у компании неплатежеспособных покупателей.

Темпы роста выручки и дебиторской задолженности. Если задолженность покупателей растет быстрее выручки, проверьте договоры, возможно, пора пересмотреть условия работы с клиентами.

Что еще предпринять?

Ограничьте полномочия менеджеров, если они предлагают новым покупателям товары на условиях отсрочки. Пусть запрашивают у потенциальных клиентов копии:

• свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
• свидетельства о постановке на учет в налоговой;
• приказа о назначении гендиректора и главбуха;
• бухгалтерского баланса за три последних отчетных периода;
• отчета о финансовых результатах за три последних отчетных периода;
• деклараций по налогу на прибыль за два последних отчетных периода с отметками инспекции.