10 важных поручений до конца года: проверьте, какие изменения-2019 сотрудники не учли в работе компании
Содержание
1. Вопрос бухгалтеру: «Где результаты ревизии оборудования, которое можно освободить от налогов?»
2. Поручение кадровику: «Покажите наши документы о работе с персональными данными»
3. Поручение маркетологам: «Разработайте проект регламента размещения рекламы в интернете»
4. Поручение юристам: «Разработайте проект регламента отказа соискателям»
5. Вопрос юристам: «Где результаты проверки компании на признаки дробления?»
6. Поручение бухгалтеру и юристу: «Проверьте все договоры займа на признаки налоговой схемы»
7. Вопрос бухгалтеру: «Где результаты сверки налоговой нагрузки со среднеотраслевыми данными?»
9. Поручение юристам: «Дополните политику проверки контрагентов условием про НДС»
10. Поручение всем сотрудникам: «Подпишитесь на уведомления в сервисе gd.1cont.ru об изменениях в компании, чтобы не платить штрафы»
В одной статье журнал «Генеральный Директор» собрал самые важные изменения в регулировании бизнеса, которые приняло государство в 2019 году. Проконтролируйте с помощью чек-листа, какие моменты ваши сотрудники могли не учесть в своей работе. В некоторых случаях достаточно распечатать и подписать документы, которые приложены к электронной версии статьи.
С 1 января 2019 года налог на движимое имущество отменили. Остался только налог на недвижимость. Например, переносное оборудование и транспортные средства теперь налогом не облагаются. Однако не все бухгалтеры правильно приняли на учет имущество как движимое. Другими словами, вы продолжаете платить за него налог. Инспекторам это на руку, они тоже не хотят, чтобы вы отдавали меньше.
Налоговики даже периодически пытаются доказать, что оборудование компании — это тоже недвижимость, и доначислить налоги. Например, потому что оборудование невозможно вынести из цеха, не прибегая к демонтажу здания.
ФНС выпустила письмо от 30.07.2019 № БС-4-21/14997, где указала: инспекторы будут назначать экспертизы, осматривать имущество и при необходимости привлекать специалистов, чтобы классифицировать его с точки зрения налогового учета. Компаниям предстоит оказать содействие — предоставить все необходимые документы и информацию.
Что сделать. Проверьте: возможно, компания платит лишний налог на движимые объекты либо напрасно не облагает недвижимые. ФНС разъяснила: недвижимостью считаются объекты, зарегистрированные в ЕГРН. Если имущество не записано в реестре, то признать его недвижимостью можно, только если нельзя переместить его «без несоразмерного ущерба его назначению».
Планируете инвестиционные проекты и монтаж оборудования? Тогда заранее обсудите с начальником производственного отдела, как сохранить возможность относительно просто переместить нужное оборудование, чтобы можно было его использовать в другом помещении.
Что грозит. Лишние расходы по налогам на недвижимое имущество.
Документы: Федеральный закон от 03.08.2018 № 302-ФЗ, определение ВС от 12.07.2019 № 307-ЭС19–5241, письмо ФНС от 30.07.2019 № БС-4-21/14997
Государство стало жестче контролировать работу компаний с персональными данными в 2019 году. За ошибки грозят крупные штрафы. Инспекторы Роскомнадзора проверяют семь основных документов. Если они есть в компании и правильно оформлены, то претензий контролеров можно не опасаться.
Что сделать. Узнайте у кадровика, есть ли у вас в компании необходимые документы. Если нет, то скачайте шаблоны и оформите с учетом специфики вашей компании.
1. Политика обработки персональных данных. Поручите разработать ее, если до сих пор не сделали этого. Разместите документ в открытом доступе на корпоративном сайте. Если сайта нет, распечатайте документ и сделайте его доступным для всех заинтересованных лиц. Например, повесьте на стенде при входе в компанию, на ресепшне или в торговом зале.
2. Положение о персональных данных работников. Можно составить в произвольной форме. Сотрудники должны ознакомиться с положением под подпись.
3. Согласие на обработку персональных данных. Не используйте только шаблон. Поручите ответственному сотруднику каждый раз оформлять отдельный документ, иначе оштрафуют.
4. Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за персональные данные. Этот человек должен подчиняться генеральному директору напрямую. Например, таким лицом может стать директор по персоналу или по информационной безопасности.
5. Обязательство о неразглашении персональных данных. Проинформируйте сотрудников, что за нарушение правил обращения с личными данными Роскомнадзор может оштрафовать их на 5–10 тыс. руб. (ст. 13.14 КоАП).
6. Приказ о перечне мест хранения персональных данных. Издайте приказ, в котором укажите перечень мест, где хранятся материальные носители персональных данных. Например, сейф, запираемый шкаф или отдельное помещение — архив.
7. Акт об уничтожении персональных данных. За хранение лишних документов штрафуют. Акт регламентирует срок и способ уничтожения, поэтому обезопасит вас от претензий.
Что грозит. За одну ошибку в документах, за лишние бумаги или их отсутствие, а также за неправильное хранение документов компанию могут оштрафовать на сумму до 75 тыс. руб. Штрафуют за каждое отдельное нарушение. Например, за одну и ту же ошибку, но допущенную в отношении 10 сотрудников, компания может лишиться до 750 тыс. руб.
Документ: постановление Правительства от 13.02.2019 № 146 «Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных»
По новым правилам вся реклама в интернете должна соответствовать требованиям Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» и другим нормативным актам.
Что сделать. Чтобы избежать штрафов, примите или дополните регламент, по которому ваши сотрудники размещают рекламу на сайте компании и в соцсетях. Это застрахует вас от новых претензий ФАС. Например, нельзя призывать к насилию, проводить некорректные сравнения, использовать непристойные выражения и иностранные слова без перевода.
Тоже реклама
Официальный аккаунт компании в соцсетях тоже не должен нарушать требований закона. То есть в постах запрещены бранные слова, а также непристойные, оскорбительные образы и выражения, даже завуалированные.
Что грозит. Если ФАС выявит нарушения, виновным грозит штраф — 100—500 тыс. руб. (ст. 14.3 КоАП).
Документ: письмо ФАС от 25.09.2019 № АК/83509/19
За весь 2018 год 18 тыс. соискателей подали иски из-за отказа в приеме на работу. За первую половину 2019 года таких уже 12 тыс. Это новый тренд: соискатели обращаются в суд за компенсациями и так зарабатывают на собеседованиях. Чтобы получить от компании деньги, достаточно неправильной формулировки в письме-отказе.
Турпоездка
Что сделать. Поручите юристам разработать памятку для сотрудников, которые занимаются приемом на работу и составляют письменные отказы соискателям. В памятке должно быть указано, по каким причинам можно оформлять отказ, а по каким запрещено.
Например, формулировка: «Мы решили оставить должность временно вакантной» грозит проблемами. Юридически правильно написать: «В связи с оргштатными мероприятиями мы сократили вакантную штатную единицу».
Что грозит. Судебные издержки. Выплата компенсаций за проезд, проживание, медосмотр и моральный вред. Штраф для должностного лица — 1–5 тыс. руб., для юрлица — 30–50 тыс. руб. За повторное нарушение — дисквалификация от одного года до трех лет.
Документ: определение Костромского областного суда от 14.02.2019 по делу № 33-45/2019
С начала 2019 года инспекторы ФНС ужесточили контроль за малым бизнесом. Особенно это касается компаний на спецрежимах и ИП. Налоговики по умолчанию подозревают такие компании в использовании схемы дробления бизнеса для незаконной оптимизации.
Что сделать. Вероятность претензий можно проверить с помощью письма ФНС, где указано 17 критериев дробления бизнеса (письмо от 11.08.2017 № СА-4-7/15895@). Сверьтесь со списком и ответьте на вопросы:
- Сколько критериев совпадает с вашим бизнесом?
- Есть ли в таком разделении бизнеса экономическая цель?
- Закреплена ли эта цель в бизнес-планах, планах на финансовый год, распоряжениях и приказах директора?
Если вы как-либо разделяете бизнес, то обязательно проверьте своих сотрудников. Персонал должен уметь ясно и четко отвечать на вопросы: «В какой компании вы работаете? Кто ваш директор? Кому вы подчиняетесь напрямую? Где ваше рабочее место? В какой компании работают ваши коллеги?»
«Соедините, пожалуйста»
Что грозит. ФНС предлагает бизнесменам, которые занимаются незаконным дроблением, добровольно пересчитать налоги по общей системе и доплатить в бюджет. За то, что компания перечислит недоимку и пени до сдачи деклараций, ее обещают освободить от штрафа (п. 4 ст. 81 НК). Если не согласитесь, то придут с проверкой.
Документ: письмо ФНС от 29.12.2018 № ЕД-4-2/25984
Теперь в ФНС считают займы компаний схемой по занижению базы налога на прибыль. Особенно если компания использует деньги годами, не возвращает их и даже не платит проценты. Например, компания продлевала заем в течение восьми лет. В итоге ей доначислили 223 млн руб. одного только налога на прибыль (определение ВС от 23.04.2019 № 309-ЭС19-4171).
Что сделать. Проверьте, как оформлены займы, сколько осталось выплачивать и как планируете оформлять их в будущем. Предусмотрите штраф за несвоевременное погашение основного долга и процентов или повысьте ставку по договору. В качестве обеспечения займа можно оформить залог имущества. Если нарушены сроки погашения займа и процентов, заимодавец должен направлять претензии, начислять штрафы.
Контролеры учитывают и финансовое состояние заемщика. Например, когда фирма берет в долг сумму, которую заведомо не способна вернуть. Так, компания с выручкой в 200 млн руб. получила заем, где одни только проценты составляли 100 млн руб. Налоговики посчитали это схемой и сняли расходы на проценты (определение ВС от 08.04.2019 № 310-ЭС19-3529).
Размер процентов в договоре займа должен соответствовать рыночному уровню. Он варьируется в зависимости от региона и напрямую зависит от ключевой ставки Банка России. Шансов, что договор признают реальным, будет больше, если в нем вы предусмотрите ответственность за просрочку платежей.
Если заимодавец готов помочь вам отстоять расходы на проценты, помогите ему собрать досье на вашу компанию, которое докажет вашу платежеспособность.
Что грозит. Налоговая проверка, доначисления налогов за предыдущие займы.
Документы: письмо ФНС от 14.10.2019 № СА-4-7/21065, определение ВС от 23.04.2019 № 309-ЭС19-4171
Вы сможете рассчитать вероятность проверки и заранее подготовиться к возможным вопросам со стороны налоговой.
Что сделать. Cверьте нагрузку компании по налогам и страховым взносам со среднеотраслевыми показателями ФНС за 2018 год. Если показатели ниже, то вас могут вызвать на комиссию, запросить пояснения или потребуют исправить отчетность. Компанию с низкой налоговой нагрузкой также могут включить в план выездных проверок.
Налоговая нагрузка рассчитывается так: уплаченные налоги с учетом НДФЛ делите на сумму выручки и прочих доходов по бухгалтерской отчетности. Так же считают и нагрузку по взносам. Как подробно рассчитывать нагрузку, ФНС объяснила в письме от 29.06.2018 № БА-4-1/12589@.
Среднеотраслевая нагрузка по налогам и взносам за 2018 год
| Некоторые виды экономической деятельности | Налоговая нагрузка, % | Фискальная нагрузка по страховым взносам, % |
|---|---|---|
| Всего | 11,0 | 3,3 |
| Обрабатывающие производства — всего | 7,1 | 1,9 |
| производство пищевых продуктов, напитков, табачных изделий | 21,7 | 2,0 |
| производство текстильных изделий, одежды | 8,1 | 3,8 |
| Строительство | 10,4 | 4,4 |
| Торговля оптовая и розничная; ремонт автотранспортных средств и мотоциклов — всего | 2,9 | 1,1 |
| торговля розничная, кроме торговли автотранспортными средствами и мотоциклами | 3,4 | 2,1 |
| Деятельность гостиниц и предприятий общественного питания — всего | 10,1 | 5,8 |
| Транспортировка и хранение — всего | 6,5 | 4,6 |
| Деятельность по операциям с недвижимым имуществом | 20,5 | 5,4 |
Что грозит. Налоговая проверка, вызов генерального директора на комиссию, налоговые доначисления.
Документы: новость на сайте nalog.ru от 24.05.2019, письмо ФНС от 29.06.2018 № БА-4-1/12589@
Ситуация: компания узнала, что у банка финансовые проблемы и она уже не может вывести деньги со своего счета. Тогда бухгалтер отправляет платежку, чтобы с этого счета перечислили в бюджет налоги.
Формально налог в такой ситуации считается уплаченным, поскольку компания предъявила поручение в банк и на счете достаточно денег для его исполнения (подп. 1 п. 3 ст. 45 НК). Повторное взыскание денег с добросовестного налогоплательщика недопустимо, даже если бюджет не получит средства (постановление КС от 12.10.1998 № 24-П).
Налоговики сделали вывод, что подобная операция через банк, у которого вскоре отзовут лицензию, — налоговая схема. Если деньги через проблемный банк не дойдут до налоговиков, то они постараются получить их повторно. Инспекторы будут доказывать, что вы знали о сложностях банка, и обвинят вас в применении налоговой схемы.
Что сделать. Поручите бухгалтеру проверять банк перед каждым крупным налоговым платежом. Не запрещается платить налоги, даже если у банка есть признаки потенциальных проблем. Главное, чтобы компания не делала нетипичных платежей: досрочных или завышенных.
Как проверить банк
| Где искать | Что анализировать |
|---|---|
| Персональная информация из банка | Любые сведения о финансовом состоянии банка или ограничениях в расчетах |
| Массовые источники информации, в том числе региональные новости | Любые упоминания о проблемах банка или снижении его показателей. К примеру, включение его в перечень банков с низким нормативом достаточности капитала |
| Сайт Банка России | Информация о снижении рейтинга кредитоспособности Информация об отключении банка от системы расчетов Бухгалтерская отчетность банка |
| Общедоступные сайты (banki.ru) | Информация о нестабильном положении банка |
| Рейтинговое агентство RAEX («Эксперт РА») | Информация о снижении рейтинга кредитоспособности, негативные прогнозы, отзыв рейтинга в связи с расторжением договора с банком |
Что грозит. Если заплатите налоги через проблемный банк, налоговики в суде будут добиваться признания, что вы пользуетесь схемой.
Документ: письмо ФНС от 29.03.2019 № СА-4-7/5804
Налоговики вправе отказать покупателю в вычете НДС, если не найдут счета-фактуры в книге продаж поставщика. Проблемы возникнут, если поставщик оказался недобросовестным и не отразил счет-фактуру в декларации. Или если контрагент исправил первоначальный документ, но не сообщил покупателю об изменениях.
Что сделать. Дополните политику проверки контрагентов. Поручите юристам включить в договор с поставщиками и подрядчиками условие: если компания лишится вычета НДС из-за налогового разрыва по вине контрагента, он возмещает ей имущественные потери (ст. 406.1 ГК).
Что грозит. Можно лишиться вычетов НДС.
Документ: письмо Минфина от 06.05.2019 № 03‑07‑11/32905
В ИФНС не примут вашу декларацию, если ее подписал дисквалифицированный директор или в ЕГРЮЛ есть отметка о недостоверности. Такое право налоговики получили в июле. Проблемы могут возникнуть и у «чистой» компании, если декларацию контрагента не примут.
Что сделать. Следить за достоверностью данных о компании в ЕГРЮЛ. Подпишитесь на сервисе gd.1cont.ru, чтобы получать уведомления об изменения сведений о вашей компании в реестре и своевременно исправить неверные сведения.
Налоговики могут внести отметку о недостоверности, если компания проигнорирует их корреспонденцию. Проверьте, сходятся ли юридический, фактический и почтовый адреса компании. Важно, чтобы вы получали все письма, которые приходят на юридический адрес.
Что грозит. Если декларацию не приняли, то компанию могут оштрафовать на 5 процентов от суммы налога к уплате. Кроме того, налоговики могут арестовать счета компании и приостановить ее деятельность. Если декларацию не примут у контрагента, то у вашей компании запросят пояснения или проведут встречную проверку
Документ: приказ ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@
